Être souvent interrompu au travail ? Élaborer un plan rapide pour revenir à la tâche que vous quittez et la terminer vous aidera à mieux vous concentrer sur le travail interrompu, selon de nouvelles recherches de l'Université de Washington.

Prendre une minute lorsque vous êtes interrompu pour créer un plan « prêt à reprendre » peut vous aider à vous désengager et à passer à autre chose, évitant ce que Sophie Leroy, professeur assistant à la UW Bothell School of Business, appelle « résidus d'attention », c'est-à-dire continuer à vous inquiéter et à penser au dernier travail lorsque vous devez pivoter complètement vers la nouvelle tâche. Surtout s'il y a des délais impliqués.

Leroy est auteur d'un article sur la recherche accepté pour publication dans la revue Sciences de l'organisation . Son co-auteur est Theresa Glomb de la Carlson School of Management de l'Université du Minnesota.

Leroy compare le cerveau humain à un ancien ordinateur qui ralentirait ou fonctionnerait mal si trop de Windows étaient en cours d'exécution. C'est ainsi qu'on nous demande, quand le temps presse, laisser une tâche incomplète pour travailler sur quelque chose de nouveau - notre cerveau a du mal à passer de l'incomplet, travail interrompu.

"C'est comme si Windows restait ouvert dans notre cerveau, et il est difficile de se concentrer sur le travail intermédiaire. Comme je pense toujours à la tâche A en essayant de faire la tâche B, Je n'ai pas la capacité cognitive de traiter ces deux tâches en même temps et de faire un travail parfait sur les deux tâches, " dit-elle. " Ce n'est pas cognitivement possible. "

Et donc, elle dit, pour améliorer la qualité de notre attention, nous devons réfléchir à la manière dont nous pouvons aider la transition cérébrale plus efficacement.

Le plan prêt à reprendre n'a pas besoin d'être long ou élaboré, dit Leroy. Même une minute de travail suffira, pour noter où vous vous êtes arrêté, et, comme l'écrivent Leroy et Glomb, "où reprendre, quels sont les défis qui restent, et/ou quelles actions (vous) devez reporter mais reprendre plus tard."

Leroy a déclaré qu'elle avait commencé à réfléchir aux interruptions et aux résidus d'attention lorsqu'elle était consultante, avant ses années dans le monde universitaire. Son groupe de travail mettait fin à une conférence téléphonique pour se rendre compte qu'ils avaient chacun à un moment donné « extrait » de la réunion – ils auraient du mal à rester concentrés parce que leur attention revenait sans cesse sur leurs autres projets en attente. Cela l'a incitée, elle a dit, réfléchir à comment, autant que nous essayons d'effectuer plusieurs tâches, nous ne pouvons vraiment concentrer notre attention que sur une tâche à la fois pour faire de notre mieux.

Pour tester le bénéfice de leur plan prêt à reprendre, Leroy et Glomb ont mené quatre études dans lesquelles des sujets ont été amenés à travailler sur une tâche avec une contrainte de temps, puis interrompus pour un projet différent.

La première était une étude de terrain portant sur 202 professionnels travaillant dans des organisations du Midwest, leur demander de rapporter leur expérience lorsqu'ils sont interrompus. La deuxième étude a été menée en laboratoire où les participants ont été interrompus de la même manière d'une tâche A pour travailler sur une tâche B. Cette étude impliquait des associations de mots pour déterminer si les sujets, tout en travaillant sur l'interruption de la tâche B - et moins tout plan de reprise - pensaient toujours au travail qu'ils avaient laissé derrière eux dans la tâche A. Ils étaient, les résultats ont montré et leur performance sur la tâche B en a souffert.

Les troisième et quatrième études, de 66 et 44 matières étudiantes respectivement, ont également été menées en laboratoire et conçues pour tester les bénéfices du plan prêt-à-reprendre, que les sujets avaient écrit lorsqu'ils se sont désengagés de la première tâche. Ici, les sujets ont examiné de près les curriculum vitae professionnels comme s'ils étaient en situation d'embauche.

"Ce que je montre, c'est que les gens qui ont fait le plan prêt-à-reprendre prennent de meilleures décisions, et se rappeler plus d'informations de ces curriculum vitae qu'ils viennent de lire, " a déclaré Leroy. " C'est une amélioration des performances, à la fois dans la qualité des informations retenues et dans la capacité à prendre des décisions avec des informations complexes."

C'est-à-dire, créer une intervention rapide prête à reprendre, ils ont trouvé, réduisait considérablement les résidus d'attention lorsque les sujets travaillaient sur le nouveau, tâche d'interruption, et amélioré leurs performances dans cette tâche.

Les études n'ont pas cherché à savoir si le plan améliorait les performances de la tâche A interrompue lorsque les participants y revenaient. Mais Leroy a déclaré qu'il n'y a aucune raison de croire qu'un tel plan n'aide pas également à accomplir cette tâche.

"C'est une étape pour la recherche future, " elle a ajouté.

En travaillant ainsi, elle a dit, d'autres finiront par comprendre que vous avez besoin d'une minute pour rassembler vos pensées avant de porter votre attention sur une tâche qui les interrompt.

« Nous devons gérer de manière proactive la façon dont nous passons entre les tâches pour aider notre attention à être plus concentrée et moins distraite ou divisée entre tout ce que nous avons dans notre assiette, " a-t-elle ajouté. " Le plan prêt à reprendre est un moyen simple d'aider à gérer les interruptions fréquentes.

« Ce faisant, en fait, nous aidons également la personne qui interrompt, car nous serons plus présents dans cette interaction et notre contribution sera de meilleure qualité."