En l'espace d'un mois, la pandémie de COVID-19 a contraint les entreprises et les organisations de tous types à faire travailler presque tous leurs employés à distance depuis leur domicile.

A l'avenir du travail, la main-d'œuvre tout à distance et même l'organisation virtuelle, arrivé en force ? Bien que les technologies en ligne aient rendu le travail à distance de plus en plus courant, la plupart des entreprises et des organisations sont toujours à court d'installations physiques. Maintenant, ils se démènent pour mettre en place des espaces de travail virtuels du jour au lendemain.

Mélissa Valentine, professeur assistant en sciences de gestion et ingénierie, a passé des années à étudier ces questions. Jen Rhymer, qui est sur le point de rejoindre Valentine en tant que stagiaire postdoctoral, a étudié de près les sociétés de logiciels qui opèrent de manière totalement indépendante d'un siège social.

La grande leçon, ils disent, est que les organisations à distance uniquement posent de nouveaux défis de gestion complexes. Les plus importants :développer la confiance, collaboration et partage d'informations entre des personnes qui ne se rencontrent jamais en personne et qui peuvent se trouver à l'autre bout du monde.

Voici quelques-unes de leurs réflexions :

Bien utiliser la technologie

Il faut plus qu'un ordinateur portable, une connexion Internet et des applications comme Slack ou Zoom. La technologie pour le travail à distance et les équipes virtuelles est simple et ne cesse de s'améliorer. Le plus grand défi consiste à s'attaquer aux problèmes humains. Si les travailleurs travaillent soudainement à domicile en raison de la pandémie de COVID-19, beaucoup jongleront avec la garde d'enfants, le bruit et une foule d'autres perturbations. Cela est garanti pour provoquer une baisse de la productivité, mais cela réduira également les avantages intangibles de travailler au même endroit. Pensez ici au brainstorming informel autour d'un café ou aux échanges informels d'informations. Mais les problèmes sont plus profonds :comment tisser la confiance et les liens sociaux, lesquels sont cruciaux pour la collaboration créative ?

Être contraint par une crise à adopter le travail à distance uniquement est différent de la création d'une main-d'œuvre uniquement à distance au début

Les entreprises qui se structurent comme indépendantes du lieu ont développé des normes et des pratiques qui comblent les distances émotionnelles et logistiques. Il en est de même pour leurs ouvriers. Pour de telles entreprises, le travail à distance peut réduire les coûts, élargir le vivier de talents et augmenter la productivité. Par contre, être contraint par une crise de travailler à distance est susceptible d'être perturbateur et frustrant. C'est peut-être mieux que de fermer, mais cela entraînera probablement une forte baisse de la productivité.

Bâtir la confiance et la collaboration

Toutes les entreprises doivent établir une culture de priorités partagées et de pratiques acceptées pour travailler ensemble. C'est plus facile pour les entreprises traditionnelles, où les gens se voient et interagissent de manière informelle. Les entreprises uniquement à distance essaient souvent de combler le vide avec des efforts sociaux organisés, des happy hours en ligne aux retraites et groupes de discussion. Les sujets ne doivent pas nécessairement être pertinents pour l'entreprise. L'objectif est de créer des liens et un sens de la communauté. Cependant, met en garde Rhymer, ces efforts ne fonctionneront que si les PDG et les cadres supérieurs y participent également, sur un pied d'égalité, pas en tant que patrons.

Les cadres doivent également afficher leur propre confiance en s'abstenant de surveiller leurs employés minute par minute. Ils ne doivent pas écouter les e-mails des employés ou tracer leurs frappes par minute. L'accent doit être mis sur le résultat final, pas sur les activités spécifiques d'un travailleur.

Créer une piste de décision publique riche

Dans les entreprises dont les employés sont répartis sur plusieurs fuseaux horaires, les conversations en temps réel et les échanges écrits ne sont pas souvent réalisables. Mais les gens ont encore besoin de comprendre comment et pourquoi les décisions ont été prises. Avec une piste de décision riche, toutes les discussions et débats qui mènent à une décision sont documentés et codifiés afin que les gens puissent revenir en arrière et comprendre pourquoi ces décisions ont été prises.

Ouvrir une seule source de vérité

Les travailleurs doivent avoir accès à une vue d'ensemble de la stratégie et des priorités d'une organisation, et peut-être même sur des travaux en cours qui peuvent ne pas les concerner directement. C'est un référentiel d'informations claires, incontesté et accepté comme vrai à ce moment-là, puis maintenu de manière à ce qu'il soit toujours à jour. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises asynchrones, dans lequel les gens collaborent dans tous les fuseaux horaires et ne peuvent pas facilement discuter des problèmes en temps réel.

Faire tomber les barrières au partage du travail

Vous voulez que les travailleurs publient le travail au fur et à mesure qu'il est en cours, même lorsque c'est difficile, incomplet, imparfait. Cela nécessite un état d'esprit différent, bien qu'il soit de plus en plus courant dans les entreprises asynchrones. Dans les entreprises traditionnelles, les gens hésitent souvent à faire circuler des projets ou des propositions qui ne sont pas polies, joli et à l'épreuve des balles. C'est un réflexe naturel, surtout quand les gens sont déconnectés les uns des autres et ne communiquent pas avec désinvolture. Mais cela peut entraîner de longs délais, en particulier sur les projets dans lesquels les progrès de chaque participant dépendent des progrès et des commentaires des autres. Les entreprises indépendantes de l'emplacement ont besoin d'une culture dans laquelle les gens reconnaissent qu'un travail en cours est susceptible d'avoir des lacunes et des défauts et ne se critiquent pas pour eux. C'est une question de normes, pas des outils.

Préparer l'avenir. L'expérience de bricoler un système à distance uniquement à la volée est susceptible d'être chaotique et désagréable pour de nombreuses personnes. La technologie rend plus facile que jamais d'être indépendant de l'emplacement, mais à moins que les entreprises ne se concentrent sur la création d'une expérience de travail à distance efficace, ne comptez pas sur les travailleurs qui en tomberont amoureux après la pandémie. Le télétravail est-il la vague du futur ? Cela dépend de la façon dont les organisations réagissent aujourd'hui.