Le travail à domicile exige un niveau de confiance élevé entre les équipes et leurs managers. Dans ce cas, cela peut être aussi productif que d'aller au bureau, selon les scientifiques. Crédit :iStock/Geber86
Les recherches actuelles sur le travail d'équipe montrent que nous ne devenons pas moins productifs en travaillant à domicile, à condition que nous travaillions intelligemment et que nous soyons équipés d'outils qui nous permettent de travailler ensemble avec nos collègues. Dans cet article, les chercheurs nous conseilleront non seulement sur ce qui fonctionne, mais aussi sur ce qui n'est pas si intelligent.
Depuis quelque temps maintenant, chercheur Nils Brede Moe au SINTEF, Norvège, a étudié des équipes qui travaillent pour des entreprises telles que Spotify, Ericsson et DNV GL, ainsi que plusieurs banques et sociétés de conseil.
Il pense qu'il est plus que possible de maintenir la productivité même si nous devons désormais travailler à domicile, dans des équipes dites virtuelles.
"Ce n'est pas vrai que les équipes virtuelles signifient une productivité plus faible, bien qu'il puisse être un peu plus difficile pour de telles équipes de travailler efficacement, " dit Moe. " Nos recherches ont révélé des équipes virtuelles qui sont beaucoup plus efficaces que les équipes co-localisées, " il dit.
Beaucoup de gens constatent qu'ils sont plus productifs lorsqu'ils travaillent à la maison, où il y a moins d'interruptions. C'est quelque chose que les chercheurs ont eux-mêmes observé.
"En moyenne, un développeur a besoin de 20 minutes pour reprendre une tâche suite à une interruption, " dit Moe.
Une bonne communication est la clé
Le travail à domicile facilite l'évaluation des tâches à hiérarchiser, car nous évitons d'avoir à gérer un flux continu d'entrées et de tâches superflues. Cependant, les avantages du travail à domicile peuvent être une chance. Il est trop facile de supprimer des réunions qui servent en fait un objectif utile. Avoir autant de communication par écrit permet aux gens de se mal comprendre facilement.
"Nous avons découvert qu'il est extrêmement important d'utiliser la vidéoconférence et de se parler, plutôt que de simplement partager vos pensées et vos besoins par écrit, " dit Moe. " Les visioconférences devraient être obligatoires pour les équipes qui ne travaillent pas au même endroit, " il dit.
Il souligne également l'importance d'avoir un bon équipement en place - des casques de qualité, ordinateurs et, pas des moindres, une connexion Internet fiable. Un autre conseil qu'il donne est que nous ne devrions pas travailler assis sur le canapé. Sans surprise, la recherche montre que cela ne nous rend pas service, donc le conseil est de se lever, se lever et se promener.
"Une bonne idée est d'avoir une conversation en tête-à-tête au téléphone tout en faisant une petite promenade, " dit Moe.
Voici les cinq conseils des chercheurs pour les réunions vidéo en ligne :
Un patron virtuel a un travail exigeant
Une autre conclusion de la recherche est que les gestionnaires ressentent généralement le besoin d'exercer des niveaux plus élevés de microgestion lorsque les membres de leur équipe travaillent à distance.
"Ce n'est pas une bonne idée, " dit Moe, et poursuit en expliquant. « Les réunions qui se tiennent simplement pour faire des rapports sont souvent inefficaces. Si un responsable a confiance que les membres de son équipe travaillent normalement, il n'y a aucune raison de supposer qu'il y a un plus grand besoin de rapports d'état lorsque les membres de l'équipe travaillent à domicile, " il dit.
Cependant, ce n'est pas si facile d'être le manager d'une équipe virtuelle. Pour cette raison, les chercheurs recommandent aux managers de passer leur temps à sélectionner des interfaces technologiques communes de haute qualité et efficaces qui garantissent que tous les membres de l'équipe sont connectés via les mêmes systèmes. Il est également important pour les managers de passer plus de temps dans un rôle de support et de formation plutôt que d'exiger des rapports de leurs équipes.
« Le principal objectif d'un gestionnaire doit être de lever les obstacles et d'aider à identifier des solutions efficaces, à la fois avec l'équipe dans son ensemble, et avec les membres individuels de l'équipe, " dit Moe.
Prenez-en un pour l'équipe, mais pas en pyjama !
Au sein de la société de capital-risque et de conseil Iterate, qui participe à un projet de recherche avec le SINTEF, les gens sont bien conscients de leur nouvelle situation de travail. Mais l'ambiance dans l'entreprise est bonne.
« Maintenant, nous travaillons à domicile parce que nous devons, et nous nous sentons bien parce que nous sommes tous dans le même bateau, " explique le PDG Rune Larsen. " Le défi sera de savoir ce qui se passe lorsque nous travaillons comme ça pendant six mois. Que se passera-t-il lorsque notre solidarité commencera à s'effondrer ? Pour le moment, nous nous concentrons continuellement sur la réflexion et la formation afin que nous puissions nous adapter à la nouvelle situation, " il dit.
Le département des ressources humaines d'Iterate a organisé une série de réunions en tête-à-tête plus tôt dans la journée afin de savoir comment se sentaient les employés individuels. Larsen ne croit pas à l'envoi d'une série d'e-mails. Au lieu, il souligne qu'il travaille dans un secteur qui maîtrise le travail numérique.
"Les entreprises qui n'ont pas l'habitude de travailler numériquement dans un environnement distribué sont confrontées à des défis plus importants que nous, " il dit.
Larsen estime que de nombreux gestionnaires explorent des façons de travailler pour atteindre une bonne productivité. Il n'y a pas de solution miracle pour gérer la situation dans laquelle nous nous trouvons aujourd'hui.
"Dans des moments comme ceux-ci, il est bon d'avoir des conseils basés sur la recherche sur lesquels s'appuyer. Il est également important de savoir que le travail virtuel exige un niveau élevé de confiance mutuelle, et c'est ce que nous avons ici, " dit Larsen.
Même s'il a une confiance totale en ses collègues, Larsen a également quelques directives qui ne sont pas basées sur l'informatique. Travailler à domicile en pyjama n'est pas acceptable.
« Soudain, vous êtes convoqué à une réunion et vous avez oublié que vous êtes assis en caleçon, " Il sourit. " Cela sapera votre intégrité en un rien de temps, donc nous avons aussi un dress code, même pour travailler à domicile, " il dit.
Informez les gens lorsque vous vous connectez et vous déconnectez
« Lorsqu'une équipe est incapable de travailler au même endroit, il y a un risque que la confiance mutuelle soit ébranlée, " explique Nils Brede Moe. " Cela peut à son tour entraîner une réduction des échanges d'informations et des retours d'informations, charge de travail déséquilibrée, surveillance accrue, et peut créer ce que nous appelons une "spirale de méfiance négative, " il dit.
En particulier, les chercheurs conseillent aux membres de l'équipe d'informer leurs collègues lorsqu'ils se connectent et se déconnectent.
"Si vous êtes assis et que vous attendez que quelqu'un réponde, mais vous ne savez pas s'ils sont connectés ou non, il n'est pas difficile de commencer à se demander ce que cette personne pourrait faire, " dit Moe. " Si vous donnez à tout le monde une idée de la façon dont vous planifiez votre journée, comme "Je sors juste au milieu de la journée pour faire des courses pour mes parents, " de telles choses peuvent facilement aider à apaiser la méfiance, " il dit.
Ses conclusions indiquent qu'il est également judicieux de réserver du temps pour réfléchir au fonctionnement du travail distribué. Et cela vaut également pour l'équipe de direction.
« La seule chose qui est sûre quand on doit soudainement changer notre façon de travailler, c'est qu'il faut continuer à s'améliorer pour être efficace, " dit Moe. " Ceux qui deviendront les plus compétents dans ce domaine finiront par être les équipes les plus efficaces, " il dit.
Tout le monde ne peut pas travailler en même temps
Selon Moé, les défis sociaux peuvent également s'introduire et nuire à l'efficacité du travail à domicile. Alors que certaines personnes peuvent se sentir seules et chercher à discuter tôt le matin, d'autres peuvent penser que c'est stressant. Surtout si nous partageons notre lieu de travail à la maison avec un autre adulte et avons des enfants à la maison.
"Une façon de résoudre ce problème est de s'entendre sur le fait que deux membres de l'équipe doivent toujours travailler en même temps, " dit Moe. De cette façon, ceux qui ont des enfants peuvent travailler après que les enfants soient couchés, sans se sentir "seuls" au travail, ", dit-il. Ce sera un facteur important si la situation que nous vivons aujourd'hui perdure pendant une période prolongée.
Il est également important de réserver du temps pour partager avec vos collègues ce qui vous est arrivé pendant la journée, ce que vous faites en plus de votre travail, et ce que ça fait de rester seul à la maison toute la journée.
Moe encourage également les gens à utiliser des outils de communication tels que Slack, Des équipes ou Yammer qui permettent aux membres de l'équipe de poser des questions et de partager des informations sur ce que font leurs collègues.
N'oubliez pas les nouveaux employés
Un défi dont les chercheurs ont bien pris conscience ces dernières semaines est le soi-disant « onboarding » des nouveaux employés. Cependant, si un nouveau collègue rejoint l'équipe, il est important de ne pas reporter cela simplement parce qu'il ou elle est incapable de rencontrer ses collègues face à face.
"En fait, nous encourageons l'accueil des nouveaux employés dans des équipes qui fonctionnent bien. Assurez-vous simplement qu'ils ont un mentor qui peut les encadrer, " dit Moe. " C'est aussi une bonne idée de mettre en place des rencontres virtuelles où les nouveaux employés peuvent apprendre à se connaître à un stade précoce et établir leurs propres réseaux, " il dit.
Une journée de travail plus efficace
Christine Wald-Jacobsen est responsable du département User Experience de la banque Sbanken, et est responsable de deux équipes de développeurs et d'une équipe dite UX. (Les équipes UX travaillent avec l'expérience utilisateur. Note de rédaction)
"Jeudi dernier, tout le monde a reçu des directives claires sur la façon de travailler à domicile, " dit Wald-Jacobsen. " Nous avons l'intention d'avoir une réunion dite " Slack-up " à neuf heures du matin, et un autre à trois heures de l'après-midi pour réfléchir à ce que nous ressentons à propos de la journée, " dit-elle et poursuit en expliquant. " Slack-up est une brève réunion matinale facilitée à l'aide de l'outil de communication à distance Slack, conçu pour l'information écrite, " elle dit.
« Lors des réunions du matin, tout le monde rapporte ce que nous avons l'intention de faire pendant la journée et si nous avons besoin d'aide ou non. Nous notifions également tout obstacle à l'exécution efficace de notre travail. Par exemple, il peut y avoir un aspect de la technologie. ou quelque chose d'autre que je pourrais avoir à régler, " dit Wald-Jacobsen.
Elle dit qu'ils modifient constamment leurs méthodes de travail. Certaines équipes ont désormais des réunions vidéo quotidiennes le matin, tandis que la réunion de réflexion de l'après-midi est maintenant devenue un événement hebdomadaire.
Un défi typique de travailler de cette façon est que la communication se fait maintenant principalement par écrit, " dit Wald-Jacobsen.
« Les discussions peuvent s'échauffer parce que nous ne nous comprenons pas toujours complètement. Il peut souvent être difficile de donner des commentaires constructifs, et parfois les gens ressentent les commentaires comme des critiques. Par exemple, J'ai dû demander aux membres de l'équipe de revoir leur discussion en vidéo afin de dissiper les malentendus et de faire preuve de calme dans les échanges Slack, " elle dit.
Néanmoins, les résultats de cette façon de travailler ont été très satisfaisants.
« De nombreuses équipes ont le sentiment de vivre une journée de travail plus efficace. Nous livrons beaucoup plus et beaucoup plus rapidement, " dit Wald-Jacobsen.
