Avoir un système de classement efficace peut vous faire économiser du temps et de l'énergie lorsque vous avez des informations importantes qui doivent être rappelées rapidement à partir d'un grand volume de fichiers. Il existe deux types de systèmes de classement, ceux qui utilisent des chiffres ou des systèmes numériques, et ceux qui utilisent des lettres ou des systèmes alphabétiques. Apprendre à utiliser ces systèmes est essentiel pour décider de celui qui vous convient le mieux. Bien qu'il existe plusieurs catégories, il est facile de comprendre les bases de ces systèmes de classement.
Choisissez le type de système alphabétique et numérique qui conviendrait le mieux aux types de documents que vous souhaitez classer. Il y a trois systèmes alphabétiques de base à considérer et quatre systèmes numériques, le plus commun étant le système décimal. Les trois systèmes alphabétiques sont topiques, encyclopédiques et géographiques.
Commencez par définir le système "alphabétique topique". Ceci est également connu comme le système de "dictionnaire" et est le plus facile à comprendre. Dans ce cas, chaque fichier donne un titre et ces titres sont classés par ordre alphabétique de A à Z. Ils ne sont pas groupés en sujets et n'ont pas de catégories, donc ce système est généralement préférable pour les petites quantités de fichiers. > Comprendre le système "encyclopédie" ou "classifié". Dans ce système, il existe de grandes rubriques ou sujets généraux, tels que l'histoire ou la philosophie, qui regroupent des sujets plus petits regroupés par ordre alphabétique. Si nécessaire, des fichiers supplémentaires peuvent être classés par ordre alphabétique dans ces sous-titres. Par exemple, dans l'histoire, vous pourriez avoir des sous-titres intitulés avec des décennies et à l'intérieur de ces fichiers, des fichiers désignant certains aspects de l'histoire tels que la technologie ou la guerre. Ces sous-catégories peuvent continuer jusqu'à ce que vous ayez l'impression que le système de classement est efficace pour vous.
Envisagez d'apprendre le système «géographique» pour les documents contenant des informations relatives aux lieux. Tout comme le système encyclopédique, ce système comporte des catégories importantes telles que des pays ou des États avec des sous-catégories telles que les villes ou les villes classées dans leur ordre alphabétique.
Comprenez au moins les bases des systèmes de fichiers décimaux. C'est le système décimal de Dewey qui est le plus souvent utilisé par les bibliothèques pour classer les livres et les documents de référence par numéro d'appel. Dans ce cas, vous ne pouvez pas avoir plus de 10 catégories à cause de la restriction décimale de n'utiliser que les nombres de zéro à neuf. Ces dix catégories peuvent ensuite être subdivisées en 10 catégories supplémentaires aussi souvent que nécessaire de la même manière que le système alphabétique des encyclopédies.
Décomposer le système décimal en blocs faciles à apprendre. Par exemple, votre bibliothèque actuelle nécessite peut-être trois décimales pour que vos dix catégories soient répertoriées en tant que 000, 100, 200 et ainsi de suite, chacune avec un titre. À l'intérieur de chacun d'entre eux, il y aurait des sous-catégories telles que 002 ou 103 jusqu'à ce que toutes les décimales aient été remplies. Dans ce cas, le 002 représente une catégorie dans les milliers et le 103 représente une catégorie dans les années 100. Ce système est utile pour les volumes d'informations extrêmement importants car les nombres décimaux peuvent être étendus et ajoutés au besoin.
Astuce
Si une formation formelle facilite l'apprentissage, vous pouvez envisager de suivre un cours de classement département des affaires de votre collège communautaire local ou vous pourriez prendre un cours de sciences de la bibliothèque pour le système décimal plus complexe.
