Travailler sur plusieurs projets est la norme pour la plupart des emplois de nos jours. En fait, plus de 80 % des employés jonglent avec plusieurs projets de travail à la fois, selon une étude récente.

Ces arrangements sont omniprésents, 59 % des employés travaillant sur entre deux et cinq projets, 11 % sur six à dix projets et 15 % sur plus de dix projets à la fois. La raison d'être de l'affectation d'employés à plusieurs projets est souvent présentée comme une augmentation de la productivité, mais il s'agit simplement d'un moyen d'économiser du temps, de l'argent et des ressources pour les entreprises.

Ces pratiques de travail sont-elles donc réellement bénéfiques pour les entreprises, sans parler des employés et des projets sur lesquels ils travaillent ? Au lendemain de la pandémie de COVID-19, alors que nous continuons à débattre des exigences de travail excessives, des pressions professionnelles et de la satisfaction au travail (vous avez presque certainement entendu parler du phénomène de «démission silencieuse», lorsque les employés font le strict minimum pour rester sur le paie) c'est une question importante à discuter.

Et en fait, nos nouvelles recherches montrent que travailler sur trop de projets nuit en fait aux performances et n'est pas bénéfique pour les employés, les projets ou les entreprises. Nous sommes arrivés à cette conclusion après avoir collaboré avec un fabricant mondial de pompes hydrauliques qui compte environ 20 000 employés dans plus de 50 pays.

Nous avons examiné les dossiers détaillés des projets de cette entreprise, y compris les indicateurs de performance clés (ou objectifs) mensuels, les responsabilités des employés et les informations sur la répartition du temps. Ensuite, nous avons étudié les dossiers des ressources humaines de l'entreprise et d'autres registres de travail pour recueillir des informations supplémentaires sur ses employés. Les personnes que nous avons étudiées variaient en termes de rang, d'expérience, de sexe, de rôle et de lieu. Grâce à l'utilisation de la modélisation statistique, nous avons découvert pourquoi et comment vous pouvez atteindre la charge de travail optimale lorsque vous êtes affecté à plusieurs projets.

Limite de cinq projets

Après avoir observé des centaines d'employés de cette grande multinationale pendant plusieurs années, nous avons constaté que jongler avec plus de cinq projets simultanés peut nuire au respect des délais des projets. Mais travailler sur moins de cinq projets peut empêcher les gens d'atteindre une productivité maximale.

Lorsque vous travaillez sur moins de projets, il y a plus de chances que du temps soit perdu en étant inactif. Par exemple, si d'autres membres de l'équipe ne fournissent pas leur contribution à temps, vous pouvez basculer pour travailler sur une tâche pour un projet différent pendant que vous attendez.

Travailler sur plusieurs projets peut aider tous les types de travailleurs à développer des pratiques de travail plus efficaces. Par exemple, les ingénieurs peuvent déployer des processus de mise en file d'attente automatisés et les chirurgiens peuvent développer des schémas de priorité flexibles lorsqu'ils travaillent avec plusieurs patients. En d'autres termes, les employés bénéficient de solutions créatives lorsqu'ils travaillent sur plusieurs projets, ce qui leur permet d'en faire plus en moins de temps.

Donc, avoir trop peu de projets n'est pas bon. Que diriez-vous de trop? Nous avons constaté que les employés ayant plus de cinq projets pouvaient souffrir d'un manque de concentration et d'une capacité cérébrale étirée. Par exemple, ces employés pourraient avoir des difficultés à être présents dans l'instant. C'est ce qu'on appelle le « résidu d'attention » et il a été démontré qu'il est omniprésent dans tout ce que nous faisons. Ainsi, la prochaine fois que votre patron vous demandera de participer à un autre appel Zoom pour discuter d'un nouveau projet, nos recherches montrent que vous devriez réfléchir à deux fois avant d'accepter.

Conditions idéales

Bien qu'avoir cinq projets puisse être idéal, tous les employés et entreprises n'ont pas le choix. La bonne nouvelle est que nos recherches mettent également en évidence trois conditions clés pour une meilleure gestion des projets de travail multiples.

1. Qui êtes-vous

La recherche montre qu'une spécialisation approfondie dans une tâche peut permettre aux employés de travailler plus efficacement. Pensez à un spécialiste de la logistique qui possède une combinaison de formation pertinente et d'expérience de travail dans les chaînes d'approvisionnement. Elle peut utiliser les mêmes pratiques dans tous les projets sans avoir à « réinventer la roue ». De même, un ingénieur qui connaît tout sur un certain type de logiciel peut saisir plus rapidement les exigences de chaque nouveau projet lié à ce système.

2. Sur quels projets travaillez-vous

Des projets similaires peuvent nécessiter des solutions presque identiques qui peuvent être répétées maintes et maintes fois. Par exemple, si un rédacteur travaille sur trois ou quatre projets destinés à un public similaire, il peut utiliser les mêmes modèles ou outils pour exécuter certaines tâches.

3. Avec qui vous travaillez

Voir des visages familiers à travers plusieurs projets permet de gagner du temps sur les longues introductions, les malentendus et les clarifications, selon nos recherches. Les collègues qui se connaissent peuvent s'appuyer sur des expériences partagées et utiliser les meilleures pratiques du passé.

En fin de compte, travailler sur trop de projets nuit aux employés, aux projets et aux entreprises. Elle affecte la productivité et le moral des employés et peut conduire à l'épuisement professionnel. Ainsi, plutôt que de surcharger les employés, les managers devraient améliorer la façon dont ils répartissent leur temps.

Cela crée une situation gagnant-gagnant pour les employés et les entreprises. Les entreprises peuvent toujours faire travailler des personnes sur plusieurs projets. Mais pour équilibrer la productivité et les demandes des employés, ils peuvent affecter des travailleurs plus spécialisés à des projets simultanés impliquant des visages familiers et des demandes similaires. Et c'est ainsi que le travail d'équipe permet au rêve de fonctionner.