En mai de cette année, nous organisions une conférence de rêve :140 universitaires partageant les mêmes idées sur une île grecque pendant trois jours et demi pour travailler sur un sujet qui nous tient à cœur :l'organisation durable.

Nous avons reconnu la contradiction de se rendre en Crète pour discuter de l'organisation durable. Mais c'était une longue tradition de l'atelier d'été d'études d'organisation - un atelier annuel d'universitaires d'organisation - d'être là. L'atelier de cette année s'est concentré sur la façon dont les entreprises et autres organisations pourraient être reconfigurées pour fonctionner de manière plus respectueuse de l'environnement et socialement juste.

Donc, nous avons plutôt essayé de rendre la conférence elle-même durable en utilisant un lieu durable, servir uniquement des repas végétariens, éviter les plastiques et la climatisation, et encourager la compensation carbone.

Ensuite, l'univers nous a lancé une balle courbe sous la forme de COVID-19, ce qui nous a fait repenser l'organisation durable. Malgré un manque total d'expérience, et pas de financement, nous avons décidé de passer en ligne. Plus de 100 participants, sur 14 fuseaux horaires, décidé d'expérimenter avec nous.

Nous nous sommes débattus avec quelques décisions. Comment gérer les fuseaux horaires ? Comment gérer les problèmes techniques ? Comment faire en sorte que la conférence ne soit pas seulement enrichissante intellectuellement, mais aussi contribué aux interactions sociales qui ont approfondi les discussions, favoriser les collaborations, et qui avait toujours rendu l'atelier d'été si spécial ?

Et comment organiser cela en quelques semaines seulement ?

Voici donc ce que nous avons fait.

Discussions de groupe et salles Zoom

Nous avons décidé de réduire la conférence en deux jours et demi, répartir la plupart des sessions sur les heures qui ont fonctionné pour la plupart des fuseaux horaires des participants. Mais nous avons également veillé à ce qu'il y ait au moins quelques sessions pour ceux qui se trouvent en dehors du couloir temporel principal.

Nous avons demandé aux auteurs de publier une vidéo de 10 à 15 minutes de leur présentation sur YouTube une semaine avant la conférence, que les gens pourraient regarder à leur rythme.

Ensuite, nous avons organisé des sessions Zoom de 50 minutes avec environ 18 à 25 participants. Chacun a présenté des commentaires sur trois articles (quatre à cinq minutes par article, sans utiliser de diapositives pour éviter les problèmes techniques). Les auteurs des articles ont brièvement répondu :qui a conduit à une discussion ouverte dans le groupe.

Dans les premières séances, les présidents de séance devaient souvent susciter des discussions. Mais les interactions sont devenues assez vives.

Nous avons laissé les salles ouvertes après les 50 minutes et les conversations informelles qui rendent les ateliers si riches se sont souvent poursuivies.

Nous avons également inclus deux sessions principales. L'une était une session plénière pour tous les (100+) participants à la conférence, qui comprenait des discussions en petits groupes. Et il y avait trois sessions sociales, dans lequel les participants ont été assignés au hasard à des salles de sous-commission afin qu'ils puissent profiter des conversations en petits groupes (deux à cinq personnes), ou rejoignez des conversations de groupe plus larges.

Avantages numériques

Alors que nous avons raté les boissons après le travail au bord de la piscine en Grèce, nous avons été agréablement surpris de constater que la conférence virtuelle présentait un certain nombre d'avantages.

Pas de déplacement non seulement réduit les impacts environnementaux, mais aussi l'impact travail-vie personnelle, permettre à certaines personnes de participer qui n'auraient peut-être pas pu le faire autrement, en raison du temps requis.

Certains participants nous ont dit que, pour des raisons budgétaires ou familiales, ils n'ont pu assister à la conférence que parce qu'elle était virtuelle.

Alors que les frais de conférence seront nécessaires à l'avenir pour compenser les coûts d'organisation, les conférences virtuelles resteront bien moins chères que les présentiels, permettant une participation plus large.

L'assignation aléatoire des personnes à des salles de réunion pour les heures sociales a assuré des conversations entre des personnes qui n'auraient peut-être pas interagi autrement. Cela a accru la camaraderie pendant la conférence virtuelle, conduisant à des discussions stimulantes.

La fonction de chat pendant les discussions a permis aux participants de partager immédiatement les ressources et les idées suscitées par les discussions, ce qui pourrait alors déclencher des informations supplémentaires parmi d'autres. Par exemple, l'idée de lancer une plateforme Utopia pour partager des blogs, ressources d'enseignement et de recherche a été éclos sur le chat lors d'une keynote. Nous avons depuis lancé cette plateforme.

Les retours des participants ont été extrêmement positifs, même si les attentes étaient probablement faibles.

Nous imaginons une plus grande variété de formats de conférence à l'avenir, incluant des réunions virtuelles plus régulières mais plus courtes, des années alternées de réunions physiques et de modèles mixtes avec quelques sessions virtuelles et quelques participants à distance.

Notre expérience induite par COVID-19 nous a montré que la conférence virtuelle est à la fois pratique et souhaitable comme moyen d'organiser durablement et d'assurer une participation plus démocratique.

Cet article est republié à partir de The Conversation sous une licence Creative Commons. Lire l'article original.