Maintenant que "tout le monde" travaille à domicile, il peut être difficile pour les entreprises de recruter et d'intégrer de nouveaux employés. Comment les nouvelles recrues peuvent-elles être productives et se sentir à leur place sur le lieu de travail lorsqu'elles travaillent à domicile ? Selon les scientifiques, il existe de bonnes directives pour faire face à cela et donc aucune raison de retarder l'action.

Intégration, ou la socialisation organisationnelle, est un processus qui aide les nouveaux arrivants à devenir des membres intégrés de leur nouvelle organisation. Il peut s'agir de nouveaux employés entrant dans une entreprise, une personne qui change d'emploi en interne dans une organisation, ou un consultant qui entame un nouveau projet chez un client. Tous seront intégrés dans un nouveau département ou un nouveau domaine d'expertise.

L'épidémie de coronavirus et les mesures de contrôle des infections qui ont suivi ont conduit les employés à travailler à distance, ce qui a créé une situation difficile pour l'intégration traditionnelle de nouveaux employés. Cependant, l'intégration, c'est-à-dire l'accueil de nouveaux employés, dans un environnement d'équipe virtuelle n'a rien de nouveau.

« De nombreuses entreprises ont une vaste expérience dans ce domaine, par exemple dans des projets informatiques qui existent virtuellement et à travers des réseaux mondiaux, où tout le monde travaille à partir d'endroits différents. Des lignes directrices fondées sur la recherche sur le sujet ont également été élaborées. Cependant, l'intégration aux équipes virtuelles nécessite souvent une approche plus structurée que ce qui est habituellement le cas pour les équipes co-localisées, " déclare Nils Brede Moe du SINTEF.

Et cela s'applique donc aux personnes qui sont nouvelles dans une organisation ou à quelqu'un qui est sur le point de participer à un nouveau projet ou à une nouvelle partie d'une entreprise. Grâce au processus d'intégration, les nouveaux membres acquerront les compétences, connaissances et comportements nécessaires pour réussir et être productifs dans leur travail.

Plus vite vous parvenez à intégrer un nouvel employé, plus vite la personne est capable de contribuer de manière productive à la nouvelle organisation ou au nouveau rôle. Le nouvel employé expérimentera également un sentiment de maîtrise plus rapidement, ce qui à son tour augmente leur motivation et leur satisfaction au travail.

Le temps, c'est de l'argent, les retards peuvent coûter cher

Moe a effectué des recherches considérables sur la façon dont nous travaillons ensemble dans les entreprises technologiques utilisant des équipes autonomes, et surtout comment nous travaillons avec des projets qui ne nécessitent pas que nous soyons assis à proximité les uns des autres.

Il dit qu'il n'y a aucune raison de retarder le processus d'intégration :

De nombreux projets et entreprises traînent les pieds lorsqu'il s'agit d'intégrer de nouveaux employés, ce qui à son tour signifie que les initiatives clés sont retardées, que les gens ne soient pas mis à niveau afin qu'ils puissent commencer à travailler plus tôt, ou que les entreprises ne parviennent pas à déplacer efficacement les ressources vers de nouveaux domaines clés. Au lieu d'embaucher, les entreprises commencent à réduire leurs effectifs, et la création de valeur totale est réduite.

« Nous entendons toujours parler de projets retardés ou annulés, des projets qui pourraient avoir un grand impact social ou commercial pour les parties prenantes avec lesquelles nous travaillons, " dit Moe.

Son conseil aux entreprises est qu'elles doivent « s'y atteler » et rechercher des moyens innovants de recruter de nouveaux employés et de lancer des projets.

« La principale question est de savoir comment les entreprises peuvent au mieux intégrer et socialiser les nouveaux employés dans des équipes virtuelles qui ne se réunissent pas physiquement, " il dit.

Faire une nouvelle normalité

Un nouveau membre de l'équipe doit être familiarisé avec les routines quotidiennes et les pratiques courantes de l'équipe. Il faut lui montrer où trouver des informations, à qui elle peut demander d'obtenir ces informations, et quel serait le meilleur moyen pour l'acquérir. Il est également important de se familiariser avec la culture et les normes organisationnelles sur le lieu de travail :comment elle doit travailler et interagir socialement avec l'équipe, et comment elle peut réussir dans son rôle et grandir au sein de l'organisation.

« Nous avons étudié l'intégration dans des équipes virtuelles. Sur la base de nos conclusions, nous pouvons offrir quelques suggestions sur la façon dont l'intégration peut être effectuée dans les circonstances actuelles. Nous avons utilisé un modèle bien connu de Talya N. Bauer dans nos recherches, " dit Moe.

Voici six recommandations des chercheurs aux entreprises qui embauchent du nouveau personnel à l'époque de la couronne :

Lors du recrutement

"Le recrutement, c'est plus qu'une revue de CV et d'entretiens pour évaluer la compétence et l'adéquation du candidat. Il est tout aussi important de bien renseigner sur le poste à pourvoir, car l'objectif est d'établir des attentes appropriées pour le nouvel employé et d'y répondre.

Conseil :L'équipe qui embauchera de nouveaux membres doit participer activement aux processus d'intégration, ce qui signifie également être impliquée dans le recrutement. Les membres de l'équipe qui sont engagés dans le recrutement ont une attitude beaucoup plus positive envers le processus d'intégration. Lorsqu'une équipe peut influencer qui est embauché, cela renforcera encore l'autonomie de l'équipe. Le chef d'équipe, le responsable technique et le propriétaire du produit doivent faire partie de ce processus.

Créez un programme d'introduction qui aide les nouveaux employés à comprendre les aspects les plus critiques de leur nouvel emploi et de l'entreprise. Il doit également toucher à la culture d'entreprise et aux valeurs de l'entreprise. Par exemple, le secteur bancaire est une industrie très réglementée, d'où l'importance de sensibiliser les salariés aux exigences légales et réglementaires.

Conseil : Fournissez une présentation approfondie de ce que fait votre entreprise et de ses solutions techniques. Commencez à résoudre des tâches réelles dès que possible. Le nouveau venu ne doit pas passer trop de temps sur le banc de l'école. Cela signifie qu'ils doivent résoudre les tâches de travail avec d'autres à un stade précoce.

Fournissez une introduction approfondie au personnel clé et indiquez où diverses ressources peuvent être trouvées en ligne.

Créer un outil d'assistance

L'outil d'aide doit consister en un plan écrit :Un document formel avec des échéanciers, objectifs, responsabilités et des ressources de soutien pour tous les nouveaux employés. Ce plan joue un rôle important dans la clarification des attentes et l'accès à des ressources utiles, idéalement à l'aide de listes de contrôle de haute qualité.

Conseil :Tous les membres de l'équipe virtuelle et les membres clés du personnel doivent connaître le plan. Vous devez également fournir un aperçu des questions pratiques telles que l'accès, Sécurité, non-divulgation et comment utiliser divers outils et équipements et comment l'équipement tel qu'un ordinateur et un téléphone devrait être fourni à l'employé dans une organisation virtuelle.

Parlez entre vous et donnez votre avis

Les nouveaux employés ont besoin de commentaires et de conseils continus pour comprendre leur rôle. Lors de l'intégration effective, il s'agit d'une responsabilité mutuelle - le nouveau venu doit rechercher activement des commentaires, et le gestionnaire doit fournir une rétroaction régulièrement.

Conseil :Organisez des appels vidéo en tête-à-tête — avec le mentor, chef d'équipe et idéalement plusieurs autres personnes de l'équipe. L'équipe doit se connecter souvent, de préférence au quotidien, et réfléchir sur les expériences acquises au cours de la phase initiale, dans le but de découvrir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et de renforcer l'équipe. Lorsque le nouvel employé se sent plus en confiance, elle se sentira plus à l'aise pour poser des questions importantes pour des éclaircissements rapides. Gardez à l'esprit qu'être équipé d'outils adéquats pour les réunions virtuelles est essentiel.

Il serait également judicieux d'avoir un système qui montre à tout moment avec quoi tout le monde travaille, pourquoi ils le font, et quand ils ont le temps d'en parler.

Pratiquez ensemble !

Mettre en place des activités de formation qui impliquent des missions de travail professionnel et des tâches liées à la coopération et à la communication, en fonction des capacités et des exigences du poste de l'employé. Fournir un portail de formation virtuel dédié ou un aperçu des outils utiles serait une bonne idée.

Conseil :Les activités de formation doivent être effectuées régulièrement. Pour l'industrie informatique en particulier, des méthodes de formation efficaces fonctionnant à distance devraient être utilisées, comme la programmation en binôme, programmation de foule, Dojo de codage et revue de code. Après chaque session de formation, vous devez évaluer ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.

L'encadrement et le soutien sont importants

Avoir un bon programme de mentorat semble être l'un des facteurs les plus importants pour les nouvelles recrues virtuelles. Dans une étude où les chercheurs ont examiné l'efficacité d'avoir un mentor dans des équipes virtuelles sur une période de 12 semaines, le mentor s'est avéré avoir eu un impact significatif après 5 semaines. (Intégration dans les projets Open Source, 2014, Fagerholm, Guinée, Borenstein, Croquer)

Les nouveaux employés avec un mentor désigné étaient cinq fois plus actifs que ceux sans mentor. Pour bénéficier du régime, il ne faut pas y mettre fin prématurément. C'est également rentable financièrement :les résultats des chercheurs suggèrent qu'une courbe de formation régulière pour un nouvel employé peut prendre jusqu'à deux ans. L'utilisation d'un mentor peut accélérer le temps qu'il faut pour devenir pleinement productif.

Une autre conclusion clé est que les nouvelles recrues nécessitent une communication informelle fréquente avec les autres dans le projet. Cela renforce la confiance et permet aux nouvelles recrues de contacter directement les membres seniors de l'équipe.

Astuce :Un mentor doit être une figure centrale dans l'équipe et être très familier avec les aspects techniques. Ne choisissez pas un mentor simplement en fonction de celui qui a le plus de temps libre. Cependant, le parrain doit pouvoir s'engager à suivre au plus près le salarié par des moyens digitaux, telles que des visioconférences en tête-à-tête fréquentes et des messages via Slack, Yammer ou des canaux de communication informels similaires.

Lors de l'intégration virtuelle, le nouvel employé devrait également avoir la possibilité de parler à d'autres personnes qui sont dans la même situation. Par exemple, s'il y a plusieurs nouveaux employés recrutés en même temps (soit en tant que nouvelles recrues, soit par le biais d'un conseil), ceux-ci devraient avoir leur propre réseau où ils peuvent discuter et partager leurs expériences.

Voici comment les entreprises norvégiennes préparent actuellement leurs processus d'intégration :

Les processus de recrutement de la société d'épargne et d'assurance Storebrand n'ont pas été suspendus, même si le télétravail est devenu la nouvelle norme.

« Nous accueillons 15 nouveaux collaborateurs le 1er avril. Nous devrons désormais procéder d'une manière un peu différente de celle à laquelle nous sommes habitués. Le premier jour, ils viendront en personne à notre QG Lysaker pour récupérer un ordinateur et leur carte d'accès. De là, ils travailleront virtuellement, " dit Live Leer, responsable de la formation et du leadership chez Storebrand.

Elle pense que l'intégration virtuelle nécessite désormais plus de structure que ce qui est habituellement le cas.

"L'objectif principal du processus d'intégration est de vous faire sentir rapidement un sentiment d'appartenance, fierté et appartenance. Les nouveaux employés doivent sentir qu'ils ont fait un bon choix et qu'on s'occupe bien d'eux, même si nous ne pouvons actuellement pas nous rencontrer physiquement, " elle dit.

Storebrand a relevé ce défi en créant un programme numérique pour les nouveaux arrivants :Smart Start April 2020. Il se compose de trois points clés :

• Connaître l'entreprise; sa stratégie, objectif et pourquoi nous faisons ce que nous faisons chez Storebrand.
• Apprendre à connaître les systèmes afin qu'ils soient capables de travailler de manière autonome rapidement. Il est essentiel de se familiariser le plus tôt possible avec les systèmes avec lesquels les autres travaillent.
• Débuter avec l'apprentissage et le développement. Apprenez à connaître notre philosophie d'apprentissage :vous devez « apprendre en faisant » à travers le travail que vous faites.

"Il est important que les personnes qui sont intégrées rencontrent des personnes de toute l'organisation, pas seulement leur propre équipe, mais des gens de différentes régions. Il devrait également y avoir des systèmes en place pour permettre aux nouveaux employés de former également des réseaux et de partager des expériences, " dit Live Leer.

L'entreprise a déjà mis en place des cours obligatoires disponibles en ligne, couvrant des sujets tels que le blanchiment d'argent, travail anti-corruption, et éthique.

"Nous ne savons pas encore vraiment comment le processus d'accueil de nouvelles personnes via un environnement virtuel va se dérouler, car c'est une nouvelle expérience pour nous. Nous devons donc être humbles à ce sujet, Essaye le, mesurer les résultats et en tirer des enseignements afin de procéder aux ajustements nécessaires. Les nouveaux employés doivent être suivis de près, et les commentaires sont importants, " elle dit, et ajoute :

« Le département People (Group HR) et les managers de chaque employé seront en contact étroit avec eux, numériquement. Storebrand travaille également avec les managers pour les inclure dans le processus et s'assurer que tout le monde suit nos nouvelles recrues et les aide. qu'ils se mettent au courant dès que possible, " dit Leer.

L'entreprise prend également le pouls en mesurant fréquemment l'engagement des employés. Chaque collaborateur reçoit une série de questions à noter ou à commenter de manière anonyme, qui fournit aux managers des retours fréquents sur la performance de leurs équipes et la capacité de mettre en œuvre rapidement les changements nécessaires pour maintenir des niveaux élevés d'engagement au sein de l'effectif de l'entreprise.

Pauses café virtuelles et quiz du midi

Au cabinet de conseil Kantega, les préparatifs sont également bien avancés. Ils sont soucieux de mettre rapidement leurs consultants en place sur leurs différentes missions.

"C'est important pour les clients qui ont des tâches à résoudre, et pour les consultants qui doivent être engagés dans des missions significatives. Nous ne voulons pas qu'ils restent inactifs. Nous souhaitons que nos consultants apprécient d'être au travail et s'intègrent rapidement dans la nouvelle équipe, ressentir un sentiment de maîtrise et devenir productif dès que possible. C'est pourquoi nous avons créé des lignes directrices basées sur la recherche et nos propres expériences, " dit Siv Holen de Kantega.

"Notre objectif est d'avoir un dialogue avec nos clients sur la manière dont l'onboarding doit être effectué. C'est un processus qui nécessite désormais une approche plus structurée qu'auparavant, sans parler de l'importance d'impliquer toutes les parties.

"Par conséquent, il est important de se mettre d'accord sur qui fait quoi, afin que le consultant soit pris en compte et soit en mesure de construire rapidement des réseaux sur le site du client. Les gens ne discutent plus autour de la machine à café, et cela a toujours été un excellent endroit pour poser des questions et rattraper son retard. Il y a beaucoup de connaissances silencieuses dans les équipes; des trucs et astuces du métier qui sont pour la plupart sans papiers, " elle dit.

Holen pense que cela pourrait contribuer à des changements positifs à long terme :

"Ce que nous faisons maintenant, c'est que nous devenons meilleurs dans la mise en place d'une bonne structure pour le processus d'intégration, que nous emporterons avec nous une fois que ce sera terminé, " elle dit.

Cependant, les circonstances autour du coronavirus présentent également pas mal de défis, par exemple le fait qu'il a parfois été difficile d'obtenir des ordinateurs des clients, qui exigent que le consultant travaille avec l'équipement du client. Dans de nombreux endroits, vous devez également être physiquement présent sur le lieu de travail pour vous connecter à certains systèmes.

"Dans ces cas, nous devons collaborer et trouver de bonnes solutions qui permettent au consultant d'être opérationnel rapidement."

L'entreprise de conseil travaille à la mise en place d'un programme de mentorat. L'accent est actuellement mis sur la création d'espaces utiles et pratiques pour le réseautage et la formation professionnelle dans la nouvelle vie quotidienne virtuelle. Les consultants sont habitués à utiliser la programmation en binôme comme le meilleur moyen de se lancer dans un nouveau projet et de faire connaissance avec les autres membres de l'équipe. Cela est particulièrement vrai maintenant que tout le monde travaille à domicile. L'aspect social du lieu de travail est également important et est prioritaire dans la vie quotidienne normale, et c'est toujours le cas.

"Mon équipe fait des pauses café virtuelles tous les jours à 10 heures. C'est un espace important pour les nouveaux membres de l'équipe. Au déjeuner, nous organisons des quiz vidéo dans toute l'organisation de Kantega. C'est un projet amusant qui pourrait aider à atténuer certains des besoins de contact social que nous manquons tous en ce moment, " dit Siv Holen à Kantega.