Robert Pozen est une personne très productive :un maître de conférences au MIT Sloan, il a été l'ancien président de Fidelity Investments, président exécutif de MFS Investment Management, et en tant qu'avocat général associé de la Securities and Exchange Commission des États-Unis. Son dernier livre est "Extreme Productivity:Boost Your Results, Réduisez vos heures, " et il enseigne le cours de formation pour cadres du MIT Sloan Maximiser votre productivité personnelle :comment devenir un cadre efficace et efficace.

Pozen a partagé des conseils de productivité dans un webinaire du 16 janvier animé par Peter Hirst, doyen associé de la formation des cadres du MIT Sloan, partie de la série Innovation@Work.

"Je vois tellement de gens aux prises avec leur routine quotidienne. C'est l'application du bon sens systématisé, " a déclaré Pozen.

Voici ce qu'il avait à dire :

Mesurer la productivité dans les résultats, pas des heures

Les heures sont un moyen traditionnel de suivre la productivité des employés, dit Pozen, mais c'est obsolète. Au lieu, pensez à la productivité basée sur la performance.

"Les heures ne sont pas un bon indicateur de ce que nous produisons, " a-t-il dit. " J'ai demandé aux journalistes :" Avez-vous déjà passé trois semaines sur un article qui n'était pas bon ? Et avez-vous passé trois jours sur un qui était vraiment génial? Quelle a été l'utilisation la plus productive de votre temps ? »

Classez vos objectifs et priorisez votre temps

Classez vos objectifs clés pour la semaine suivante et l'année suivante. "Si peu de gens font ça, et c'est tellement important, " il a dit.

Divisez-les entre l'offre et la demande. Du côté de l'offre :vos objectifs reflètent-ils ce que vous aimez et ce dans quoi vous excellez ? Quel est le but de chaque activité et objectif ? Du côté de la demande :Dans quelle mesure vos objectifs prennent-ils en compte les besoins de votre organisation ?

Ne transpirez pas les petites choses

"Nous avons tellement de petites choses qui nous submergent, et nous finissons par utiliser notre temps dessus, comme le courrier électronique. La plupart d'entre nous regardent les e-mails toutes les trois à cinq minutes. Au lieu, regarde toutes les heures ou deux, et quand tu regardes, ne regardez que le sujet et l'expéditeur, " il a dit.

Pozen utilise la technique "OHIO". La méthode « Ne le gérer qu'une seule fois » signifie que lorsque vous lisez un e-mail, décider si cela mérite une réponse. Si c'est le cas, répondre immédiatement. Mais 80 % des e-mails ne nécessitent pas de réponse, il a dit.

Si vous êtes coincé avec une tâche essentielle mais insignifiante que vous ne pouvez tout simplement pas accomplir, ne tergiversez pas.

"Cassez-le en quelques morceaux faciles, " dit-il. " Commence par le plus facile. Une fois que vous avez commencé et que vous pouvez faire un morceau, vous vous sentirez assez bien pour passer au suivant."

Pour les projets prioritaires :Commencer par la fin, pas le début

N'attendez pas la fin d'un projet pour rédiger des conclusions, Pozen a mis en garde. Au lieu, faire un ou deux jours de recherche et formuler des conclusions provisoires. Effectuer un contrôle "à mi-vol" pour réviser, puis tirer les conclusions finales.

"La plupart des gens passent six ou sept semaines à collecter des données, parler aux gens, et puis au cours des deux dernières semaines, ils passent du temps à essayer de synthétiser et de trouver les réponses clés. C'est une façon inefficace de gérer les projets de recherche, " dit-il. " Si vous attendez, vous rassemblerez beaucoup, beaucoup de données qui se sont avérées non pertinentes."

Prenez le temps de réfléchir

Prévoyez du temps pour la contemplation dans votre emploi du temps quotidien. Toutes les heures ne doivent pas être programmées.

"Vous avez besoin de temps d'arrêt pour réfléchir - cela fait partie du travail de la plupart des gens, ", a-t-il déclaré. De cette façon, vous vous assurez que votre journée est alignée sur vos objectifs au lieu de la passer en réunions.

S'ennuyer

L'ancien président Barack Obama voyagerait avec quelques costumes bleus, Pozen a dit, pour qu'il ne s'enlise pas dans les choix de mode. Sortez les variables de votre routine :quoi porter, quoi manger au petit-déjeuner et le rendre prévisible pour réduire le temps de prise de décision.

"Du matin, essayez d'être une personne ennuyeuse, " il a dit.

rentrer chez soi

"Chaque jour ne peut pas être une urgence, " dit-il. Il y a rarement une raison de rester au travail au-delà de l'heure du dîner. Rentrez chez vous à une heure raisonnable et dînez avec votre famille. Débranchez les appareils électroniques. Ne prenez pas d'appels téléphoniques ou d'e-mails, il a dit.

« Arrêtez-vous à la porte et parcourez vos e-mails, Alors au moment où tu dînes, vous pouvez vous concentrer [sur votre famille] pendant deux ou trois heures, " il a dit.

Souvent, les gens ont peur de partir plus tôt parce que d'autres employés pourraient les juger.

"Parfois, les gens sont fiers d'avoir du temps en face, et ils pensent que cela les rend productifs. Parfois les gens ont peur de partir à 17h30 même s'ils ont fini parce qu'on les regarde bizarrement, ", a-t-il dit. "Mais ces gens ont peut-être joué à des jeux vidéo ou participé à des réunions toute la journée."