Les Américains de tous horizons travaillent ensemble pour ralentir la propagation du COVID-19 en pratiquant la distanciation sociale. Les organismes publics font leur part en fermant les bureaux au public, l'annulation ou le report des audiences, et le transfert des services et des procédures vers des formats virtuels. Dans cet article, nous examinons le rôle des lois sur les réunions publiques dans la mise en place de procédures transparentes, et suggérer un ensemble de bonnes pratiques pour s'assurer que les agences environnementales de l'État, commissions d'utilité publique, et les gouvernements locaux cultivent une participation publique significative tout en surmontant cette pandémie.

La semaine dernière, les défenseurs ont appelé l'administration Trump à maintenir ouvertes toutes les périodes de commentaires actifs pour les réglementations en attente pendant que la déclaration d'urgence nationale reste en vigueur. Des décisions environnementales critiques sont également prises au niveau infranational, où les États et les villes agissent en tant que premiers intervenants face au COVID-19. Un certain nombre d'États ont suspendu certains aspects de leurs lois sur les réunions publiques en réponse à la pandémie, et de nombreux organismes publics tiennent désormais des réunions par téléphone ou par vidéoconférence – et les conditions changent presque quotidiennement. New York, par exemple, a suspendu l'exigence de la loi sur les réunions publiques selon laquelle les membres du public sont autorisés à assister aux réunions en personne, et autorisé les réunions publiques à se tenir à distance "par conférence téléphonique ou service similaire" tant que le public peut observer ou écouter. L'Illinois a suspendu l'exigence légale selon laquelle les membres d'un organisme public doivent être physiquement présents pour se réunir, ainsi que des restrictions sur la participation à distance. Le Massachusetts a levé le mandat de sa loi sur les réunions publiques selon laquelle les entités publiques se réunissent dans un lieu public, tant que d'autres moyens d'accès public sont fournis. Le Texas autorise également les réunions du gouvernement par téléphone ou vidéoconférence. Ces mouvements sont tout simplement nécessaires, mais les États devraient veiller à ce que les substituts aux réunions en personne satisfassent à l'objectif primordial des lois sur les réunions publiques.

Les villes sont confrontées à des défis similaires, et n'échappent pas à l'attention des défenseurs qui veillent à ce que la participation du public ne soit pas perdue au milieu des réponses à la pandémie. Par exemple, la semaine dernière, Sean Hecht, directeur de la Clinique de droit de l'environnement de l'UCLA, a demandé à Los Angeles de reporter les délais pour les commentaires du public sur l'examen environnemental des questions d'urbanisme jusqu'à ce que la ville lève son ordonnance « Plus sûr à la maison ». Le professeur Hecht souligne que le public n'est plus en mesure de visualiser les documents cruciaux dans les bureaux de la ville ou les bibliothèques et ne peut pas se réunir afin de coordonner ses commentaires.

Les 50 États ont des lois sur les réunions publiques interdisant aux organismes gouvernementaux de délibérer ou de prendre des décisions en privé afin d'assurer la transparence. Bien que les détails varient, Les lois sur les réunions publiques partagent l'objectif de garantir que le public est informé de la prise de décision du gouvernement. Les lois sur les réunions ouvertes d'un certain nombre d'États autorisent la participation à distance, mais uniquement dans des circonstances restreintes qui ne permettraient pas aux affaires de continuer comme d'habitude tout au long de la crise COVID-19. Par exemple, La loi de Virginie permet à un organisme public de se réunir par voie électronique pendant un état d'urgence si 1) une réunion en personne serait dangereuse, et 2) le but de la réunion est d'aborder l'urgence. Il va sans dire, cette loi ne permet pas aux agences de Virginie de traiter des affaires courantes en se réunissant électroniquement pendant les semaines ou les mois à venir. D'autres États autorisent la participation à distance aux réunions publiques, mais dans des formats qui sont tout simplement impraticables aujourd'hui. Dans l'Idaho, par exemple, les réunions peuvent se dérouler par téléphone ou par visioconférence, tant qu'un membre de l'organe directeur est physiquement présent dans l'entité publique afin que les membres du public puissent assister à la réunion en personne. De la même manière, une cour d'appel du Michigan a jugé qu'un organisme public n'avait pas enfreint la loi de l'État sur les réunions publiques en organisant un rassemblement dans deux endroits reliés par conférence téléphonique, parce que le public pouvait assister à la réunion à n'importe quel endroit. Ces formats précis sont clairement impraticables dans notre moment actuel.

Tout cela suggère qu'il est possible de suivre l'esprit - sinon la lettre - des lois sur les réunions ouvertes même lorsque les membres du public ne peuvent pas physiquement partager une pièce avec des fonctionnaires, car les réunions peuvent rester ouvertes au public par des moyens virtuels. De plus, alors que les dimensions constitutionnelles des procédures virtuelles dans le contexte de COVID-19 n'ont pas été testées, nous savons que la Cour suprême a statué dans d'autres circonstances que les exigences précises d'une procédure régulière sont souples et spécifiques aux faits. Les recommandations ci-dessous fournissent quelques suggestions sur la manière dont les entités publiques peuvent assurer la transparence et l'accès du public à l'information tout en protégeant la santé publique en maintenant une distance sociale. La Conférence administrative des États-Unis et la Conférence des maires de New York ont ​​fourni des orientations supplémentaires.

• Lorsque c'est possible, reporter les réunions et les périodes de commentaires publics. Comme l'explique le professeur Hecht dans sa lettre, L'incapacité des groupes de défense à se réunir entrave leur capacité à participer aux processus publics. En outre, même les personnes qui souhaitent participer par elles-mêmes auront peu de temps et d'énergie pour s'engager s'ils sont frappés d'incapacité par le virus ou s'ils s'occupent de manière inattendue d'enfants ou de proches malades. Le report des décisions gouvernementales non essentielles évite de discriminer les membres les plus vulnérables de la société qui seront les plus durement touchés par le COVID-19.
• Lorsque les réunions se déroulent virtuellement, s'assurer que l'avis est opportun et visible. L'avis devrait être affiché sur les sites Web des entités publiques ainsi que dans les journaux locaux qui circulent encore. Les avis doivent indiquer l'heure de la réunion et des informations sur la façon dont le public peut accéder à la réunion, comme un numéro d'appel et un lien de visioconférence.
• Lorsque c'est possible, organiser des réunions par visioconférence avec une option d'appel. Cela permet aux téléspectateurs de voir qui parle, permet à l'entité publique de fournir un interprète pour les membres du public qui sont sourds ou malentendants en cas de besoin, et permet aux personnes sans ordinateur d'accéder également à la réunion.
• Les orateurs doivent s'identifier à chaque fois qu'ils prennent la parole pour s'assurer que les membres du public qui écoutent uniquement sachent quel fonctionnaire est responsable de chaque commentaire ou décision.
• Envisagez de permettre aux membres du public de faire des commentaires en utilisant le courrier électronique ou une fonction de chat par vidéoconférence et de lire les commentaires dans le dossier.
• Enregistrez ou transcrivez rapidement les réunions publiques et rendez ces enregistrements accessibles au public. Alors que les perturbations de la vie quotidienne modifient les horaires de manière imprévisible, les membres du public peuvent être incapables de participer de manière significative à une instance au moment précis où elle est prévue. Le décret exécutif de New York suspendant certains aspects de la loi sur les réunions publiques exige expressément que les réunions virtuelles soient enregistrées et transcrites ultérieurement. Certains services de diffusion en direct permettent aux utilisateurs d'enregistrer des réunions en même temps.