Un e-mail apparaît sur votre écran. C'est un client qui partage une mise à jour du projet. Un message Slack apparaît. C'est votre patron qui pose une question. Une alerte textuelle émet un bip. Un collègue veut savoir si vous assisterez à une réunion.

Semble familier? Les gens sont de plus en plus assiégés au travail par des interruptions par e-mail, applications de messagerie, les médias sociaux et les rencontres en personne.

Les interruptions peuvent nuire aux performances de plusieurs manières, entraînant une baisse de productivité, plus d'erreurs et une moins bonne qualité de travail.

Les interruptions provoquent également souvent des émotions négatives comme la gêne et l'anxiété. Des interruptions fréquentes peuvent, heures supplémentaires, conduire à des sentiments stressants de surcharge, l'irritation et un sentiment de « famine de temps » – avoir trop à faire et pas assez de temps.

Pourtant, les interruptions sont une partie nécessaire de la vie professionnelle, étant donné que les besoins de communication sont souvent imprévisibles et urgents. Et répondre aux interruptions, quel que soit le canal par lequel ils passent, est devenue une responsabilité essentielle pour la plupart des emplois.

En tant qu'expert des interactions interpersonnelles et de l'utilisation du temps dans les organisations, Je voulais comprendre pourquoi les interruptions sont souvent si stressantes. En collaboration avec l'un de mes doctorants, J'ai conçu une étude qui s'est concentrée sur les expériences des gens d'être interrompu.

Notre étude, qui est actuellement en cours d'examen, ont constaté que les interruptions peuvent en fait déclencher des émotions positives plutôt que négatives, dans les bonnes circonstances.

Des interruptions étonnamment positives

Dans notre étude, nous avons demandé à 35 participants de garder une trace de leurs interruptions au cours d'une journée de travail entière.

Les participants couvraient plusieurs industries et détenaient des titres variés. Ils travaillaient tous à temps plein et utilisaient régulièrement des appareils électroniques dans le cadre de leur travail.

Les participants ont enregistré des détails tels que ce qui s'est passé pendant chaque interruption, qui les a interrompus et combien de temps a duré chaque interruption. Ils ont également noté les émotions qu'ils ont ressenties et ont noté une explication de ces sentiments.

Comme on s'y attendait, la plupart des participants ont été interrompus fréquemment pendant la journée. Collectivement, ils ont signalé un total de 256 interruptions.

Le jour après avoir enregistré leurs interruptions, nous avons interrogé les participants. Nous avons demandé plus d'informations sur chaque interruption pour clarifier et enrichir notre compréhension des raisons pour lesquelles elle avait déclenché les émotions que le participant avait enregistrées. Par exemple, nous avons approfondi la tâche pour laquelle le participant a été interrompu et ce qui se passait d'autre au moment de l'interruption.

Étant donné que les recherches antérieures ont massivement souligné les aspects négatifs des interruptions, nous avons été surpris lorsque notre étude a révélé que de nombreuses interruptions étaient vécues de manière positive.

Environ 30 % des interruptions que nous avons analysées étaient associées à des sentiments tels que l'excitation et le bonheur. Plus de 75 % de nos participants ont enregistré au moins une interruption positive.

Intrigué par ces découvertes inattendues, nous avons utilisé nos données pour déterminer ce qui rend une expérience d'interruption bonne au lieu d'être mauvaise.

Temps et timing

Il s'avère que les différences dans les expériences d'interruption peuvent s'expliquer en grande partie par les croyances des gens sur le temps.

Tout comme beaucoup d'entre nous dans les cultures occidentales pensent que le temps est limité, bien précieux, les personnes interrompues au travail réfléchissent, souvent inconsciemment, à la manière dont une interruption les oblige à modifier la façon dont elles utilisent leur temps.

Par exemple, les participants à notre étude ont jugé les interruptions en fonction de leur « valeur temporelle ». Les interruptions considérées comme « dignes du temps » sont plus susceptibles de susciter des émotions positives.

Les interruptions « valent le coup » si elles impliquent des tâches jugées prioritaires, pertinents pour d'autres projets en cours et clairement dans le cadre des tâches des employés. Que nos participants se demandent si une interruption vaut leur temps est logique étant donné que les gens se soucient le plus de faire des progrès dans un travail qui a du sens.

Nous avons également appris que le moment de l'interruption joue un grand rôle dans les réponses émotionnelles des gens. Les interruptions sont généralement associées à des sentiments positifs si elles sont jugées opportunes.

Les interruptions au bon moment sont celles qui surviennent lorsque les employés ne sont pas profondément absorbés par une autre tâche ou ont besoin d'une pause dans leur tâche actuelle. Nos résultats font écho à des études antérieures, qui ont constaté que les interruptions intempestives sont plus susceptibles d'entraver la performance au travail.

Finalement, des interruptions plus courtes déclenchent généralement des émotions positives plutôt que négatives. Les interruptions plus longues prennent plus de temps que les gens avaient mentalement alloué aux tâches planifiées.

Les relations et la charge de travail comptent aussi

Une autre conclusion qui a émergé de notre étude était l'importance des relations entre les gens. Bien que cela ne semble pas si surprenant, les chercheurs n'ont pas encore exploré les aspects interpersonnels des interruptions.

Les individus ressentent des émotions positives s'ils aiment ou respectent la personne qui les a interrompus. Dans certains cas, le goût personnel peut déclencher une bonne expérience même si une interruption est considérée comme « une perte de temps, " mal chronométré ou trop long.

Inversement, si les individus n'aiment pas ou manquent de respect pour la personne qui les interrompt, les interruptions sont plus susceptibles de générer des sentiments négatifs. Cela est particulièrement vrai si l'interrupteur a l'habitude d'intervenir fréquemment sur des questions ou des tâches sans importance.

Nous avons également constaté que la charge de travail globale des employés influence les expériences d'interruption. Si des interruptions surviennent alors qu'ils n'ont pas grand-chose à faire, ils trouvent moins stressant de travailler sur quelque chose d'inattendu. Ils peuvent revenir aux tâches planifiées à l'avenir sans craindre de manquer une échéance ou de travailler des heures supplémentaires.

Cependant, lorsque les employés ont des charges de travail plus lourdes, ils ressentent de fortes pressions temporelles, ce qui signifie que toute interruption sera plus susceptible de provoquer des émotions négatives.

Ce que les organisations et les employés peuvent faire

Mes recherches sur les interruptions m'ont rendu beaucoup plus optimiste quant au sort de ceux qui sont confrontés à de fréquentes interruptions de travail.

Je pense qu'il existe des moyens d'améliorer les interruptions pour les destinataires. D'autres chercheurs en gestion ont suggéré de créer des périodes de temps sans interruption ou d'offrir aux employés un « quota » de temps ininterrompu qu'ils peuvent utiliser de manière flexible.

Notre recherche suggère quelques approches supplémentaires potentiellement utiles. Par exemple, les programmes de formation organisationnelle pourraient apprendre aux employés à être plus attentifs à la façon, quand et pourquoi ils interrompent les autres.

Les managers peuvent également modéliser un comportement d'interruption « sain ». S'ils réservent des interruptions pour des tâches louables et fournissent une rétroaction positive aux subordonnés qui font de même, ils peuvent lentement changer la culture de leurs groupes de travail.

Les employés eux-mêmes peuvent désactiver les alertes de communication, mettez des écouteurs et faites taire leurs téléphones lorsqu'ils sont concentrés sur une tâche exigeante en réflexion ou face à un délai serré.

Cependant, à moins que les dirigeants et les managers soutiennent ouvertement ce comportement, il sera difficile pour les employés individuels de le faire.

Cet article est republié à partir de The Conversation sous une licence Creative Commons. Lire l'article original.