Vous connaissez cette personne qui semble toujours être en avance sur ses échéances, malgré le fait d'être submergé ? Les regardez-vous avec envie et vous demandez-vous comment ils font ?

« Quel que soit le lieu, industrie, ou profession, la productivité est un défi auquel tout professionnel est confronté, " dit Robert Pozen, maître de conférences à la MIT Sloan School of Management.

Dans le cadre de ses recherches en cours et avec l'aide de Kevin Downey, premier cycle du MIT, Pozen interrogé 20, 000 personnes auto-sélectionnées en gestion de six continents pour apprendre pourquoi certaines personnes sont plus productives que d'autres.

L'outil de sondage, surnommé la cote de productivité de Pozen, se compose de 21 questions réparties en sept catégories :planifier votre emploi du temps, développer des routines quotidiennes, gérer vos messages, faire beaucoup de choses, améliorer vos compétences en communication, organiser des réunions efficaces, et déléguer à d'autres. Ces habitudes et compétences particulières sont au cœur du programme MIT Sloan Executive Education de Pozen, Maximiser votre productivité :comment devenir un dirigeant efficace et efficient, et son livre à succès, "Extreme Productivité :Boostez vos Résultats, Réduisez vos heures."

Après avoir nettoyé les données, Pozen et Downey ont obtenu un ensemble complet de réponses de 19, 957 répondants. Environ la moitié étaient des résidents d'Amérique du Nord; 21 pour cent étaient des résidents d'Europe, et 19 pour cent étaient des résidents d'Asie. Les 10 pour cent restants comprenaient des résidents d'Australie, Amérique du Sud, et l'Afrique.

Ils ont identifié les groupes de personnes ayant les cotes de productivité les plus élevées et ont constaté que les professionnels ayant les scores les plus élevés avaient tendance à bien réussir sur les mêmes groupes d'habitudes :

• Ils planifiaient leur travail en fonction de leurs principales priorités et agissaient ensuite avec un objectif précis;
• ils ont développé des techniques efficaces pour gérer un volume élevé d'informations et de tâches; et
• ils ont compris les besoins de leurs collègues, permettre de courtes réunions, communication réactive, et des instructions claires.

Les résultats étaient également intéressants lorsqu'ils étaient analysés par les données démographiques des participants à l'enquête.

Géographiquement, le score de productivité moyen des répondants d'Amérique du Nord se situait au milieu du peloton, même si les Américains ont tendance à travailler plus longtemps. En réalité, le score nord-américain était significativement inférieur aux scores de productivité moyens des répondants européens, Asie, et l'Australie.

L'âge et l'ancienneté étaient fortement corrélés avec la productivité personnelle - les professionnels plus âgés et plus expérimentés enregistraient des scores plus élevés que leurs collègues plus jeunes et plus juniors. Les habitudes de ces répondants plus âgés comprenaient le développement de routines pour les activités de faible valeur, gérer le flux de messages, organiser des réunions efficaces, et déléguer des tâches à d'autres.

Alors que les scores de productivité globaux des hommes et des femmes professionnels étaient presque les mêmes, il y avait des différences notables dans la façon dont les femmes et les hommes ont réussi à être si productifs. Par exemple, les femmes avaient tendance à obtenir des résultats particulièrement élevés lorsqu'il s'agissait d'organiser des réunions efficaces, en limitant les réunions à moins de 90 minutes et en terminant par un accord sur les prochaines étapes. Par contre, les hommes ont particulièrement bien réussi à gérer un volume de messages élevé, à ne pas consulter leurs e-mails trop fréquemment et à ignorer les messages de faible valeur.

Faire face à votre flot quotidien de messages

S'il est clair que la capacité à gérer la surcharge de la boîte de réception est la clé de la productivité, comment cela est accompli peut être moins clair pour beaucoup d'entre nous qui frissonnent devant notre arriéré continu d'e-mails.

"Nous avons tous tellement de petites choses, comme le courrier électronique, qui nous accable, et nous finissons par y consacrer un temps précieux, " dit Pozen. " La plupart d'entre nous consultent nos e-mails toutes les trois à cinq minutes. Au lieu, regarde toutes les heures ou deux, et quand tu regardes, ne regardez que le sujet et l'expéditeur, et essentiellement sauter plus de 60 à 80 % de celui-ci, parce que la plupart des e-mails que vous recevez ne sont pas très utiles." Pozen encourage également à répondre immédiatement aux e-mails importants au lieu de les signaler et de les retrouver plus tard (ou de les oublier complètement), ainsi que de signaler les contacts importants et d'utiliser abondamment les filtres de messagerie.

Cependant, Pozen souligne que la gestion des e-mails entrants, alors qu'une compétence importante, doit être jumelé avec d'autres, des habitudes plus globales pour être efficace, comme définir vos priorités les plus élevées. Il prévient que sans un ensemble spécifique d'objectifs à poursuivre, à la fois personnels et professionnels, de nombreuses personnes ambitieuses consacrent trop peu de temps à des activités qui soutiennent réellement leurs principaux objectifs.

Plus de conseils pour maximiser votre productivité

Si vous voulez devenir plus productif, essayez de développer les « clusters d'habitudes » démontrés dans les résultats de l'enquête de Pozen et possédés par les professionnels les plus productifs. Ceci comprend:

• En vous concentrant sur vos objectifs principaux :Chaque nuit, réviser votre horaire du lendemain pour souligner vos priorités. Décidez de l'objectif de la lecture de tout document long avant de commencer.
• Gérer votre surcharge de travail :ignorez plus de 50 à 80 % de vos e-mails en fonction de l'expéditeur et du sujet. Divisez les grands projets en petites étapes et commencez par la première étape.
• Soutenir vos collègues :limitez toute réunion à 90 minutes ou moins et terminez chaque réunion par les prochaines étapes clairement définies. Convenez des indicateurs de réussite avec votre équipe.

L'outil de sondage de Pozen est toujours disponible en ligne. Ceux qui le termineront recevront un rapport de rétroaction offrant des conseils pratiques pour améliorer la productivité. Vous pouvez également apprendre de Pozen de première main dans son programme MIT Executive Education, "Maximiser votre productivité personnelle."

Cette histoire est republiée avec l'aimable autorisation de MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), un site populaire qui couvre l'actualité de la recherche du MIT, innovation et enseignement.