Le cas récent de dossiers médicaux papier d'un hôpital de Brisbane trouvé dans une rue animée met en évidence le besoin de sécurité, élimination contrôlée des dossiers médicaux.

Les dossiers proviendraient de cliniques externes et contenaient les noms des patients et leurs rendez-vous, mais pas les détails médicaux. Maintenant, Queensland Health enquête sur les circonstances dans lesquelles les fichiers ont été découverts en public, plutôt que d'être détruit en toute sécurité par un entrepreneur.

Alors, comment les hôpitaux et les cliniques gèrent-ils leurs anciens dossiers papier lorsqu'ils passent aux systèmes électroniques ? Comment gèrent-ils le tsunami de fichiers qui doivent être éliminés en toute sécurité ?

Votre dossier médical, papier ou électronique, doivent être conservés tant qu'ils sont pertinents pour vos soins, avec un accès restreint pour protéger votre vie privée. Mais qui décide quand les dossiers médicaux ne sont plus nécessaires ? Que se passe-t-il alors ?

Les gouvernements à tous les niveaux ont une législation pour cela. Par exemple, le département de la santé du Queensland précise ce qui est détruit et quand, selon un calendrier des archives de l'État du Queensland. Cela couvre les dossiers médicaux du système de santé public sous forme physique (papier, photographies, film), sous forme électronique ou un mélange des deux.

Cette, par exemple, dit que « les dossiers montrant des preuves de soins cliniques à un individu ou à des groupes de patients/clients adultes » devraient être conservés « pendant dix ans après la dernière prestation de services au patient/client ou à la dernière action médico-légale ». Il existe un certain nombre d'exceptions concernant, par exemple, essais cliniques, la santé mentale et les maladies transmissibles. Pour chaque exception, il y a une période de temps spécifique pendant laquelle le fichier doit être conservé.

Les archives de l'État du Queensland donnent également des conseils sur la manière dont les documents doivent être détruits en toute sécurité, soit par broyage, réduction en pâte ou brûlage.

Les hôpitaux peuvent contracter des services commerciaux pour détruire les dossiers papier. Mais le propriétaire du document, dans ce cas l'hôpital, est ultimement responsable de s'assurer que cela est effectué légalement.

Le Royal Australian College of General Practitioners (RACGP) a établi des normes de pratique pour les cliniques de médecine générale. Ceux-ci nécessitent la destruction sécurisée (par exemple, par déchiquetage) des dossiers papier avant élimination.

Donc, les hôpitaux et les cliniques de médecine générale doivent élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures qui indiquent explicitement quand et comment les dossiers médicaux doivent être éliminés, et également garder une trace de quand cela se produit.

Cependant, déterminer si un dossier médical individuel parmi les vastes quantités détenues a dépassé sa « date limite de consommation » peut être extrêmement coûteux en ressources pour le personnel administratif.

Cela signifie que le moteur ultime de la destruction des documents papier est plus probablement le besoin de libérer un espace de bureau ou de stockage coûteux. C'est ce genre de scénario qui pourrait éventuellement se produire dans des enregistrements accidentellement ou délibérément jetés n'importe où, n'importe quand.

L'évolution vers les enregistrements numériques

La situation de Brisbane met en évidence les limites du « business as usual » en ce qui concerne les dossiers médicaux, qui comprend des dossiers papier conservés dans plusieurs endroits, dans les hôpitaux, dans les cliniques de médecine générale et avec des spécialistes.

Considérez votre propre dossier médical "piste papier, " qui peut inclure des dossiers d'admissions à l'hôpital, dossiers conservés par votre médecin local ou un autre spécialiste, et les résultats des analyses de sang et des radiographies effectuées ailleurs.

Tant au niveau personnel qu'au niveau de l'ensemble de la population, il existe manifestement de nombreuses possibilités d'accès involontaire à ces documents physiques. Les enregistrements électroniques stockés de manière centralisée et sécurisée peuvent répondre à ce risque, et comportent également un certain nombre d'autres avantages.

Les atteintes à la vie privée liées aux dossiers médicaux papier sont en partie fonction d'une transition mondiale d'un environnement familier et fiable de dossiers papier aux dossiers médicaux électroniques.

Cela multiplie considérablement le volume d'enregistrements papier à détruire, de ceux qui sont « périmés » à tous les enregistrements numérisés et rendus redondants.

L'affaire Brisbane met également en évidence la sensibilité des dossiers médicaux sous toutes leurs formes, un facteur qui joue également dans le débat Mon dossier de santé.

À qui faisons-nous confiance pour protéger nos dossiers médicaux sensibles ? Faut-il faire confiance aux anciens dossiers papier (qui font partie du statu quo) ou à un dossier médical électronique centralisé ?

La situation de Brisbane, en mettant en évidence les limites des dossiers papier, défie certainement les notions de faire confiance au familier et de favoriser le statu quo.

Donc, à quoi peut-on s'attendre ?

Comme toutes les transitions de cette échelle, il y a une gamme de coûts impliqués dans le passage des dossiers médicaux papier aux dossiers médicaux électroniques, l'un d'entre eux est la perspective de nouvelles violations de données dans les dossiers papier alors que des montagnes de dossiers redondants sont détruits. Cependant, ces coûts de transition doivent être mis en balance avec l'avantage ultime des documents électroniques.

Même accepter ces avantages ne signifie pas nécessairement que les gens deviendront automatiquement plus à l'aise avec les dossiers médicaux électroniques, comme Mon carnet de santé. Pour que cela se produise, les gens doivent également surmonter un manque général de confiance dans le gouvernement.

Cependant, nos recherches montrent qu'il est possible d'encourager les gens à utiliser les services gouvernementaux en ligne. En exploitant la science du comportement, nous avons montré que la fourniture d'un support client et la promotion des avantages et de la facilité des services en ligne facilitent la transition des files d'attente et des formulaires papier à l'utilisation des services en ligne.

Espoir pour l'avenir

Dans la précipitation pour attirer les gens vers de nouvelles plateformes en ligne brillantes, cela illustre le simple fait de parler aux gens des avantages et de soutenir leur transition peut surmonter de nombreux obstacles psychologiques au changement.

Puis, avec un peu de chance, on voit la fin des dossiers médicaux papier et des services, et moins de dossiers papier jetés sur le bord de la route. Tant que les documents papier existent, ils seront vulnérables à un accès non autorisé, que ce soit dans une installation de stockage ou en transit vers la destruction. Cependant, chaque cas d'accès non autorisé est éclipsé par le nombre de documents papier détruits avec succès et en toute sécurité, ne pourra plus jamais être accessible physiquement.

Cet article est republié à partir de The Conversation sous une licence Creative Commons. Lire l'article original.