Deux articles issus de la recherche sont publiés dans Archives and Records. et Préservation, technologie numérique et culture .

Les archives revêtent une importance capitale pour le bon fonctionnement des démocraties, car non seulement elles sauvegardent des documents historiques importants, mais elles apportent également une contribution significative à la transparence des institutions étatiques. Surtout après la fin de la guerre froide, les archives ont permis au public d'accéder à des documents et à des informations auparavant inaccessibles, ce qui a joué un rôle important dans la compréhension du passé et dans la protection du patrimoine culturel.

La Recommandation du Conseil de l'Europe pour un meilleur accès aux archives

Dans ce contexte, le Conseil de l'Europe a adopté la Recommandation R(2000)13 en 2000, qui proposait une politique européenne coordonnée pour un meilleur accès aux archives ainsi que des mesures possibles pour y parvenir.

Afin de découvrir comment l'accès et la liberté de l'information ont évolué depuis, une équipe de chercheurs du Fraunhofer ISI et de l'Open Society Archive de l'Université d'Europe centrale de Budapest a mené une enquête en ligne sur les archives et leurs utilisateurs, complétée par des entretiens qualitatifs avec des experts. .

L'enquête s'adressait aux 46 archives nationales des États membres du Conseil de l'Europe, aux 40 archives régionales ou municipales ainsi qu'à 77 institutions universitaires et 103 organisations de la société civile représentant les groupes d'utilisateurs d'archives les plus importants.

Les résultats de l'enquête ont montré que, même si la législation nationale de la plupart des pays est désormais globalement conforme à la Recommandation depuis plus de 20 ans, l'accessibilité réelle ne reflète pas toujours cette situation. Par exemple, le nombre de pays dans lesquels les services d'archives publiques sont exemptés des règles générales d'accès n'a pas changé de manière significative par rapport à la situation au moment de l'adoption de la Recommandation et s'élève à 39 %.

Par ailleurs, 12 pays possèdent encore des archives secrètes. Pour certains pays de l’ancien bloc de l’Est, il est apparu que, dans certains cas, il n’existe aucune aide permettant de retrouver des fonds d’archives restreints, ce qui signifie que les chercheurs ne peuvent pas demander d’autorisation spéciale pour accéder à ces documents. En outre, certaines archives refusent toujours l'accès aux chercheurs en raison de « qualifications insuffisantes » sans autre justification ou parce que les documents seraient « non pertinents » pour un sujet de recherche.

L'enquête a également révélé certains conflits d'intérêts fondamentaux entre le désir d'ouverture et la protection des droits :dans 87 % des pays, par exemple, l'accès à certains documents est restreint pour des raisons de protection des données. Environ 73% des archives interrogées ont également indiqué qu'elles voient en principe des avantages dans la disponibilité des documents en ligne, mais ont également souligné des incertitudes juridiques telles que les questions de droits d'auteur. De nombreuses archives se plaignent de l'absence de directives sur la manière de résoudre ce conflit d'intérêts.

Le défi de la numérisation et de l'IA

À ce jour, seule une petite proportion de documents, environ 5 %, a été numérisée et les utilisateurs estiment qu'il existe encore un grand potentiel dans ce domaine. Les attentes concernant l’utilisation éventuelle de l’intelligence artificielle sont également élevées, par exemple dans la structuration de collections de documents non triés. Cependant, l'utilisation de l'IA pourrait également entraîner des problèmes si, par exemple, les algorithmes provoquent des distorsions.

Le Dr Michael Friedewald, qui dirige l'unité commerciale Technologies de l'information et de la communication du Fraunhofer ISI et a coordonné l'étude du Conseil de l'Europe, résume les principales conclusions :« Dans l'ensemble, les États membres du Conseil de l'Europe ont largement intégré la Recommandation sur l'accès aux archives dans leurs législation nationale respective.

"Cela s'applique, par exemple, à la Croatie, à l'Estonie et à la Suisse, où la recommandation a été mise en œuvre de manière très complète et où l'accès à l'information est désormais très bon. D'autres pays comme la Roumanie ou l'Autriche s'en sortent moins bien ici.

"Dans certains pays du bloc de l'Est comme la Bulgarie, le passé socialiste d'État est encore très présent et l'accès aux archives et aux informations qu'elles proposent est plus problématique. Comme on pouvait s'y attendre, la liberté d'information est bien établie dans la plupart des pays d'Europe occidentale, mais même ici, tous les aspects de la Recommandation du Conseil de l'Europe n'ont pas été mis en œuvre.

"Cela s'explique en partie par le fait qu'il n'y a eu aucune pression extérieure pour changer cette situation, comme ce fut le cas en Europe centrale et orientale en raison de la réévaluation du passé d'État socialiste. Bien que le Conseil de l'Europe ne dispose d'aucun instrument juridiquement contraignant, elle pourrait néanmoins appeler les États membres à intensifier la coopération entre les archives et d'autres dépôts publics tels que les bibliothèques et les musées.

"Cela pourrait alors conduire à des idées sur la manière de mieux regrouper les collections d'archives individuelles ou d'ouvrir l'accès à de nouveaux groupes d'utilisateurs. Afin d'améliorer encore l'accès aux archives et la liberté d'information, les droits à la protection des données personnelles et à l'autodétermination informationnelle devraient être plus étroitement alignés par les institutions européennes compétentes."