Les délais ont tendance à irradier un sentiment de finalité existentielle, mais les chefs de projet savent qu'ils sont rarement gravés dans le marbre.

Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, embrasser cette incertitude pourrait être la clé de projets plus réussis, Des chercheurs de l'Université du Michigan ont découvert.

L'équipe a conçu un moyen de jeter un coup d'œil sous le capot des délais, cartographier leur incertitude et l'intégrer dans un système de gestion de projet.

"Notre société a tendance à considérer les délais comme moins flexibles que les autres aspects d'un projet, mais en réalité, ce n'est souvent pas le cas, " dit Tom Logan, un doctorant U-M en génie industriel et opérationnel. "Quand on reconnaît ça, cela nous permet de faire des choses vraiment nouvelles."

Logan a travaillé sur le projet avec Robert Bordley, professeur de pratique et directeur de programme en systèmes intégratifs + conception à l'U-M College of Engineering.

Dans une série d'expériences testant la technique de l'équipe, il a amélioré le taux de réussite des projets jusqu'à 40 pour cent. Ce taux de réussite amélioré peut se manifester de diverses manières, y compris un achèvement plus rapide, des projets mieux adaptés à leurs besoins d'origine et une rentabilité améliorée.

« Une échéance n'est qu'une autre exigence des parties prenantes et nous savons tous que les exigences des parties prenantes comportent une certaine incertitude, " a déclaré Bordley. " Nous ne pouvons pas éliminer cette incertitude, mais on peut souvent le quantifier. Et j'ai trouvé que la valeur de faire cela est très grande."

La solution, détaillé dans une étude publiée dans le Revue Européenne de Recherche Opérationnelle , est de travailler avec les parties prenantes pour comprendre l'incertitude et l'intégrer au projet en tant qu'acteur actif, variable gérable.

La partie difficile vient en premier :les gestionnaires doivent demander plus que des dates d'achèvement optimistes et pessimistes qui font partie de la technique d'évaluation et d'examen du projet, l'outil statistique qui sous-tend la gestion de projet moderne. Cela nécessite un entretien honnête avec les parties prenantes et quelques recherches pour comprendre le raisonnement derrière ces dates.

« Les parties prenantes sont toujours confrontées à un ensemble complexe d'incertitudes, mais ils sont rarement partagés avec les chefs de projet. L'objectif est de rapprocher les deux mondes et d'intégrer les connaissances découvertes dans le processus de gestion, " dit Bordley.

« J'aime demander aux parties prenantes de réfléchir à une situation qui ferait avancer un délai d'un mois, par exemple. Parlez-moi de cette situation, estimer la probabilité que cela se produise. Concentrez-vous sur les extrêmes. De cette façon, vous vous retrouvez avec des échéances optimistes et pessimistes qui ne sont pas que des chiffres."

Avec des échéances optimistes et pessimistes en main, l'étape suivante consiste à indiquer l'incertitude de la date limite au sein du système de gestion de projet.

Pour faire ça, Bordley dit, ajouter un supplémentaire, activité virtuelle à un projet. L'activité commence à la date d'achèvement optimiste et se termine à la date d'achèvement pessimiste, créer une bulle virtuelle pour un achèvement à temps. Tant que le projet se termine entre les dates optimistes et pessimistes, c'est considéré à temps. Plus le délai est incertain, plus la cible est grande.

Le gestionnaire peut alors prendre des décisions en fonction de l'incertitude de l'échéance. Une échéance moins certaine signifie une cible plus large et plus de flexibilité pour concentrer les ressources sur d'autres exigences du projet qui sont plus certaines.

L'activité virtuelle peut également être ajustée au fur et à mesure que le projet progresse, en diminuant à mesure que le délai se raffermit ou en augmentant à mesure que l'incertitude augmente. Dans les deux cas, il donne au gestionnaire une prévision continue de l'incertitude des délais et la capacité de planifier en conséquence.

"Cette technique peut éviter à un manager de consacrer beaucoup de temps et de ressources à une échéance qui n'a peut-être pas beaucoup d'importance au final, " dit Bordley. " Si c'est mou, le manager peut rapidement voir que c'est doux et concentrer les ressources sur d'autres exigences qui sont moins susceptibles de changer."

Pour tester l'efficacité de la modification, l'équipe a construit un modèle informatique qui a parcouru 1, 000 projets simulés. D'abord, ils ont appliqué un modèle de gestion de projet PERT traditionnel qui ignore l'incertitude des délais, puis ils ont appliqué leur modèle modifié qui reconnaît l'incertitude des délais et ajuste les ressources selon les besoins.