Pensez-vous que l'envoi d'e-mails entrave des tâches plus importantes au travail - ou que vérifier votre boîte de réception seulement quelques fois par jour est l'approche la plus efficace ?

Une nouvelle étude menée par un expert en e-mail de l'Université de Kingston à Londres remet en question certaines des idées reçues sur la meilleure façon de gérer et d'utiliser les e-mails sur le lieu de travail.

Dr Emma Russell, Responsable du groupe de recherche sur le bien-être au travail à la Kingston Business School de Londres, a mené une revue approfondie de la littérature concernant les stratégies que les gens utilisent pour gérer leur courrier électronique professionnel. Les thèmes émergents ont ensuite été vérifiés lors d'entretiens avec un groupe d'adultes qui travaillent pour découvrir comment ces approches fonctionnent dans la pratique.

Commandé par les experts britanniques du lieu de travail Acas, les conclusions de l'étude sont maintenant utilisées pour fournir des informations et des conseils impartiaux aux employeurs et aux employés. En plus de mener à l'élaboration d'une série de bons conseils pour les employés, la recherche a également remis en question l'efficacité des perceptions populaires concernant l'utilisation du courrier électronique.

Un de ces exemples était la croyance que le courrier électronique était une distraction qui faisait perdre du temps à la réalité, travail important - alors qu'en réalité, seule une très faible proportion des e-mails envoyés et reçus au travail n'est pas critique, dit le docteur Russell.

« Les gens utilisent le courrier électronique pour les aider à faire leur travail, " a expliqué l'expert en psychologie du travail. " La plupart des gens disent qu'ils ne pourraient pas imaginer pouvoir faire leur travail efficacement sans lui, et très peu envoient des e-mails non essentiels au travail pendant leur journée de travail."

Un autre mythe remis en cause par la recherche était que l'e-mail entrave le développement de relations de travail solides entre collègues - alors qu'en réalité, il ne fait que refléter la culture existante sur le lieu de travail, ajouta le Dr Russell.

"La façon dont les e-mails sont utilisés a tendance à refléter la culture d'une organisation - par exemple, les utilisateurs de messagerie afficheront une mauvaise étiquette de messagerie, et copier des personnes dans des messages pour demander des comptes aux autres, s'il existe une culture du blâme. Quand la culture de la confiance est bonne, le courrier électronique est utilisé pour forger de nouvelles relations enrichissantes."

Pendant ce temps, l'idée que les gens ne devraient vérifier leur courrier électronique que quelques fois par jour était une autre pratique courante jugée contre-productive. Au lieu, vérifier et traiter les e-mails régulièrement tout au long de la journée permet aux travailleurs de hiérarchiser et de contrôler efficacement leur charge de travail - et évite les implications négatives d'une accumulation de tâches dans la boîte de réception, dit le docteur Russell. "La clé ici est de ne pas autoriser le courrier électronique à interrompre votre travail, mais de choisir quand ces vérifications sont faites, " elle a ajouté.

La recherche l'a amenée à identifier trois thèmes clés auxquels les stratégies se rapportent - la culture de l'e-mail dans laquelle un utilisateur opère, la formation des comportements au fur et à mesure que la technologie s'est développée au fil du temps, et les différences individuelles liées aux caractéristiques et aux perceptions de la personne.

Les résultats de la recherche ont maintenant permis au Dr Russell de compiler une série de conseils pour gérer efficacement les e-mails au travail. "Il est clair qu'il n'y a pas d'ensemble unique de stratégies qui amélioreront universellement notre productivité et notre bien-être au travail, " a-t-elle dit. " Mais l'utilisation de quelques-uns de ces conseils pourrait considérablement améliorer la façon dont nous gérons nos e-mails, et nous aide à nous sentir plus en contrôle. Les pointeurs sont suffisamment ancrés dans la recherche pour fournir des conseils utiles. »

Rachel Pinto, directrice de recherche principale d'Acas, qui a commandé la recherche, a déclaré que le courrier électronique faisait partie intégrante de la vie professionnelle de nombreuses personnes, il était donc vital d'élaborer des stratégies pour y faire face efficacement. "La recherche suggère que les employeurs et les employés peuvent bénéficier d'un examen de leurs comportements et pratiques en matière de courrier électronique pour aider à gérer les boîtes de réception et s'assurer que les courriers électroniques ne deviennent pas une source de stress, " dit-elle. " A l'avenir, Acas utilisera cette recherche pour aider à informer et à développer nos conseils pour aider les lieux de travail à développer des environnements de travail et des relations positives. »

Les meilleurs conseils du Dr Russell pour gérer les e-mails au travail :

• Traitez et effacez les e-mails chaque fois que vous les consultez. Ne vous contentez pas de le lire, mais agissez dessus - classez-le, le signaler, supprime-le. En réduisant l'encombrement de la boîte de réception, les gens déclarent se sentir moins surchargés.
• Désactivez les alertes par e-mail. Les interruptions peuvent avoir un impact négatif sur notre efficacité, mais assurez-vous que vous vous connectez toujours régulièrement - une fois toutes les 45 minutes environ - pour rester au courant des e-mails et des nouvelles priorités de travail.
• Utilisez la fonction « retarder l'envoi » lors de l'envoi d'e-mails en dehors des heures d'ouverture, afin que les destinataires ne reçoivent leur e-mail que pendant les heures normales de travail. Cela signifie que pendant que vous profitez de la flexibilité du courrier électronique, vous n'imposez pas cela au destinataire.
• Passez en revue vos stratégies de messagerie personnelles :sont-elles ciblées et efficaces ou sont-elles habituelles et réactionnaires ? Beaucoup de gens sont engagés dans l'automatique, utilisation réactive du courrier électronique qui peut empêcher une prise de décision et une réflexion plus stratégiques.

Le Dr Russell étudie le comportement du courrier électronique sur le lieu de travail et son impact sur le bien-être public depuis plus de 12 ans et a déjà mené des recherches sur la façon dont les pratiques de courrier électronique des travailleurs diligents les rendent malheureux et moins efficaces.