1. Commencez par une note positive. Commencez par féliciter ou renforcer sincèrement quelque chose que la personne a bien fait. Cela contribuera à établir la confiance et les relations et à rendre le destinataire plus réceptif aux commentaires.
2. Soyez précis et objectif. Lorsque vous fournissez des commentaires, soyez aussi précis que possible sur le comportement ou la performance auquel vous vous adressez. Évitez d'utiliser des déclarations vagues ou générales telles que « Vous devez améliorer vos compétences en communication ». Fournissez plutôt des exemples spécifiques du comportement que vous souhaitez modifier et expliquez pourquoi c'est important. Par exemple :« Lorsque vous parlez trop vite lors d'une réunion, il peut être difficile pour les autres de vous comprendre. Pourriez-vous essayer de ralentir et de projeter davantage votre voix ?
3. Concentrez-vous sur le comportement, pas sur la personne. Les commentaires doivent être axés sur le comportement ou la performance auquel vous vous adressez, et non sur la personne elle-même. Évitez de lancer des attaques ou des critiques personnelles, car cela peut être démoralisant et contre-productif. Par exemple, « Vous êtes un travailleur paresseux » n’est pas une rétroaction constructive. Au lieu de cela, vous pourriez dire :« J'ai remarqué à plusieurs reprises que vous n'aviez pas terminé vos devoirs à temps. Puis-je faire quelque chose pour vous aider à rester sur la bonne voie ?
4. Soyez respectueux et prévenant. Lorsque vous donnez des commentaires, soyez respectueux des sentiments et des opinions de la personne. Évitez d'être condescendant ou de porter des jugements et essayez de voir les choses de leur point de vue. Par exemple, si vous faites part de vos commentaires à un employé en difficulté, vous pourriez lui dire :« Je comprends que vous traversez une période difficile en ce moment et je veux vous aider à vous remettre sur la bonne voie. Pouvons-nous travailler ensemble ? pour élaborer un plan ? »
5. Offrez votre soutien et vos encouragements. Lorsque vous fournissez des commentaires, il est important d’offrir également du soutien et des encouragements. Cela contribuera à motiver la personne à changer et la rendra plus susceptible de se sentir en confiance et de réussir. Par exemple, vous pourriez dire :« Je crois en vous et je sais que vous pouvez le faire. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide, n'hésitez pas à me contacter.
En suivant ces conseils, vous pouvez fournir des commentaires utiles et constructifs qui soutiendront et encourageront vos employés nouvellement embauchés.
