Les conférences scientifiques et technologiques sont des moteurs d'innovation, essentiels à l'incubation de nouvelles idées, la diffusion de la recherche, et l'apparition de nouvelles technologies. Mais cette année, sans avertissement, les conférences du monde entier se retrouvent dans des eaux inexplorées alors que la pandémie mondiale de COVID-19 rend les réunions physiques impossibles. Pour aider les organisateurs à faire face, l'Association for Computing Machinery (ACM) a publié un nouveau rapport, « Conférences virtuelles :un guide des meilleures pratiques, " sur la façon de remplacer les conférences en face à face par des conférences virtuelles pendant la pandémie.

Le rapport est le résultat d'un groupe de travail réuni par la présidente de l'ACM, Cherri M. Pancake, pour aider les organisateurs de la conférence de l'ACM à naviguer dans le paysage de la conférence virtuelle. Composé de gros utilisateurs de technologies en ligne, et des chercheurs chargés de les développer, la communauté ACM est bien placée pour offrir des conseils à d'autres groupes confrontés aux mêmes problèmes.

"Ce rapport est conçu pour les organisateurs qui doivent faire face à la modification rapide du format des conférences à venir ou à la planification d'événements futurs sans compter sur les réunions en face à face traditionnelles, " a expliqué la présidente de l'ACM, Cherri M. Pancake. "Notre groupe de travail comprenait des membres de l'ACM ayant de l'expérience dans l'organisation de conférences en ligne et la conduite de séances de planification virtuelles. Ils ont élaboré un manuel pratique qui sera utile aux nouveaux arrivants et fournira des indications utiles à ceux qui ont déjà une certaine expérience des conférences virtuelles. Il est particulièrement opportun compte tenu de la situation du COVID-19. Nous espérons que le rapport encouragera également les organisateurs de conférences à penser à réduire leur dépendance aux réunions en face à face à l'avenir. »

Le rapport « Conférences virtuelles » lié depuis le site Web sous forme de document PDF, fournit des conseils concrets pour des événements de toutes tailles. C'est un guide pratique qui couvre un large éventail de sujets auxquels les organisateurs sont confrontés, y compris la technologie nécessaire, planification de haut niveau, accessibilité, favoriser l'interaction sociale, navigation et finances.

Parce qu'il s'agit d'un sujet en évolution rapide, le rapport a été conçu comme un document évolutif que le groupe de travail mettra à jour et révisera périodiquement. Les organisateurs de conférences sont encouragés à partager leurs propres expériences, faire des commentaires ou poser des questions.