"Inbox zero" ressemble souvent à l'objectif ultime inaccessible. Vous pouvez passer des heures à organiser votre messagerie, et d'une manière ou d'une autre, un déluge de nouveaux messages émergera toujours.

Depuis ses origines dans les années 1970, il y a eu un désir de longue date d'automatiser divers aspects du courrier électronique. Certains pourraient même se souvenir du flirt des années 90 avec "procmail, " qui permet aux auteurs d'écrire des scripts d'expressions régulières pour trier leurs e-mails dans des dossiers choisis.

Bien qu'il y ait eu plusieurs développements depuis lors, l'approche unique d'applications comme Gmail laisse encore de nombreux utilisateurs au crible, en cliquant, et se séparer jusqu'à ce qui peut sembler être la fin des temps.

Des chercheurs du Laboratoire d'informatique et d'intelligence artificielle (CSAIL) du MIT ont décidé d'approfondir les besoins spécifiques des gens grâce à une étude en trois parties et à un nouvel outil open source qui permet aux utilisateurs d'écrire, test, et perfectionnez des scripts Python simples pour contrôler les e-mails entrants.

L'équipe a d'abord animé un atelier pour identifier les catégories de besoins en e-mail, suivi d'une enquête plus large pour approfondir leur compréhension des besoins identifiés. Ils ont ensuite examiné le code source sur Github pour voir les types de besoins d'automatisation qui étaient suffisamment importants pour que les utilisateurs de messagerie puissent les résoudre eux-mêmes. Finalement, l'équipe a utilisé ces résultats pour tester un nouvel outil qu'ils ont développé appelé "YouPS" (Votre service postal).

L'équipe a découvert que plus de 40 % des utilisateurs de messagerie estimaient que les règles souhaitées ne pouvaient pas être exprimées à l'aide de clients de messagerie courants tels que Gmail ou Outlook.

VousPS, qui est encore en phase de test, permet aux utilisateurs d'écrire des règles de filtrage plus spécifiques pour les e-mails entrants. Les utilisateurs peuvent ajouter plusieurs onglets d'éditeur, chacun lié à un mode de messagerie distinct, et ils peuvent également écrire des règles différentes pour chaque mode, afin que leur boîte de réception se comporte différemment selon celle en cours.

Vous ne voudrez peut-être pas des e-mails d'une liste de diffusion du campus pendant les vacances d'été, par exemple, ou vous voudrez peut-être avoir la possibilité de désactiver un e-mail embêtant qui a envoyé trop de messages dans un court laps de temps.

"Gérer nos boîtes de réception d'une manière aussi fine avec quelque chose comme YouPS pourrait éventuellement aider à donner aux non-programmeurs les outils pour gérer leurs e-mails, et aider à gagner du temps pour des tâches ou des travaux plus intensifs, " dit Soya Park, un doctorat étudiant au CSAIL et auteur principal d'un nouvel article sur le système.

De meilleurs modèles de données recherchés

Pour beaucoup d'entre nous, une rafale d'e-mails pendant un délai serré interrompt le flux de travail et perturbe la concentration mentale.

Dans cet esprit, de nombreux utilisateurs voulaient des filtres capables de capturer des informations « invisibles » qui ne figuraient pas dans les en-têtes des e-mails ou qui n'étaient pas spécifiquement étiquetées (c'est-à-dire l'expéditeur ou la date). Cela comprenait des éléments tels que les progrès - en attente ou terminés - les délais, sujet, priorité, et tâche.

Un filtre potentiel pourrait voir qu'un message semble nécessiter une action, et l'étiqueter comme "en attente, " ou taguez une date limite si besoin est.

Les filtres peuvent également être liés à l'heure de la journée, les caractéristiques du fil de discussion, telles que les réponses précédentes d'un destinataire, ou le nombre ou le taux de réponses des autres—et l'état du destinataire (c'est-à-dire occupé, dans le bureau, en vacances).

Gestion de l'attention :notifications, modes, et contexte

Le professeur du MIT, David Karger, affirme que les filtres de messagerie standard n'offrent pas beaucoup de flexibilité. Par exemple, certains utilisateurs n'aimaient pas que ces filtres ne puissent pas être utilisés pendant de courtes périodes ou personnalisés en fonction des besoins spécifiques de la journée.

Les filtres automatiques manquent également de contexte pour les subtilités au-delà de ce sur quoi ils ont été formés. Les règles actuelles de filtrage des e-mails sont uniquement basées sur les métadonnées des messages entrants, comme s'il provient d'un expéditeur spécifique ou contient certains mots-clés. Les utilisateurs voulaient incorporer plus de contexte en dehors du contenu d'un seul message, comme les réponses précédentes d'un destinataire, ou le nombre ou le taux de réponses par d'autres.

Quoi de plus, avec un meilleur accès aux ordinateurs portables, Téléphone (s, et tablettes, le courrier électronique est devenu un moyen de communication « instantané » de plus en plus attendu. Pour remédier à ce, les utilisateurs ont proposé des règles pour des filtres de notification plus personnalisés et des modes temporaires.

Avec YouPS, modes temporaires, tels que les "modes de sommeil" de nuit ou les "modes de travail de jour, " pourrait être utile pour ceux qui ont des horaires spécifiques. Par exemple, tous les e-mails en "mode veille" pourraient être étiquetés "Pour demain, " tandis que les e-mails en "mode travail" pourraient être étiquetés "À faire".

Modes supplémentaires pour des choses comme les vacances, conférences, ou même des soirées pourraient avoir des règles plus précises pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs. Le mode conférence d'un utilisateur peut avoir une règle qui met en évidence uniquement les e-mails liés à la conférence (c'est-à-dire, rencontres, annonces), ou un mode « émotion » pourrait se déclencher en fonction d'une humeur fatiguée ou anxieuse.

Ces filtres plus détaillés tournent tous autour d'un objectif plus large d'utiliser un outil pour mieux gérer l'attention dans un monde hyperconnecté.

Tester l'outil

Pour avoir une idée de ce que les programmeurs faisaient déjà pour rendre le courrier électronique plus organisé, l'équipe est passée par GitHub pour rechercher des scripts écrits liés aux e-mails et aux filtres, et a constaté que ce traitement complexe représentait au moins 40 % des scripts de courrier électronique.

Lorsque vous utilisez enfin YouPS, les utilisateurs ont trouvé que le vocabulaire étendu des e-mails était utile pour écrire les règles souhaitées par les utilisateurs, comme un moyen d'écrire des réponses automatiques de vacances qui pourraient être envoyées à des collègues, mais pas les membres de la famille.

À l'avenir, l'équipe espère effectuer un déploiement à plus grande échelle. Ils prévoient également d'étendre les capacités d'automatisation des e-mails de YouPS aux non-programmeurs en créant des interfaces utilisateur graphiques pour exprimer des règles qui utilisent un vocabulaire non technique beaucoup plus large.

"Le courrier électronique a un large éventail d'utilisateurs, " dit Park. " Une interface fixe pour un client de messagerie ne peut tout simplement pas répondre aux divers besoins de nombreux utilisateurs de messagerie. Les besoins que nous avons identifiés dans ces études guideront les futurs concepteurs et développeurs de clients de messagerie et de systèmes de gestion de boîtes de réception."

"De nombreux scripts d'automatisation des e-mails ont été trouvés dans les archives du logiciel Github, pourtant, ces techniques d'automatisation ne sont pas intégrées dans les clients de messagerie courants, " dit Susan Fussell, un professeur de sciences de l'information et des communications à l'Université Cornell qui n'était pas impliqué dans le document. "Cela suggère la nécessité d'un pipeline entre le référentiel Github et les utilisateurs de messagerie ordinaires, afin que les utilisateurs sachent quels sont les scripts disponibles et comment les utiliser, et qu'ils soient un jour intégrés dans des clients de messagerie populaires."

Cette histoire est republiée avec l'aimable autorisation de MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), un site populaire qui couvre l'actualité de la recherche du MIT, innovation et enseignement.